< Terug naar overzicht

Agile onboarden: inspelen op een veranderende context

Ook in volle coronapandemie blijft het belangrijk dat nieuwe medewerkers snel geïntegreerd worden in de organisatie. Gecertificeerd Top Employer Business & Decision vertelt hoe het zijn nieuwe medewerkers verwelkomt in een snel veranderende context.

Nieuwe medewerkers willen zo snel mogelijk zinvol bezig zijn en zich betrokken voelen bij de organisatie. Werkgevers willen dan weer dat medewerkers snel productief zijn en zo een bijdrage leveren aan de organisatie. Een succesvolle onboarding is dus zowel in het belang van de werknemer als de werkgever. Meer dan ooit beseffen de Top Employers dat onboarding meer is dan zorgen voor een toegangsbadge en een onthaaldag, zo blijkt uit ons jaarlijks onderzoek. Ook de huidige medewerkers worden meer en meer betrokken bij het onboardingproces. Een stijging van dertien procent in de voorbije vijf jaar bevestigt dat de rol van collega’s bij de integratie van nieuwkomers aan belang wint. Ruim acht op tien Top Employers in België meet systematisch de beleving rond de onboarding. Bijna zeven op tien verzamelen ook feedback van de leidinggevenden over hun ervaring met het onboardingproces voor de nieuwe leden in hun team.

 

Steven Van Raemdonck (Top Employers België)
“Ruim acht op tien Top Employers in België meten systematisch de beleving rond de onboarding. Bijna zeven op tien verzamelen ook feedback van de leidinggevenden over hun ervaring met het onboardingproces.” © GF

Kortom, het onderzoek van Top Employers Institute toont aan dat bedrijven steeds vaker een organisatiebrede onboarding journey uitstippelen. Daarbij verschuift de focus van het onthaalproces naar de beleving van de nieuwe medewerkers tijdens hun eerste werkweken of -maanden.

Drie scenario’s

Het belang van onboarding kan niet onderschat worden als HR-tool. Nieuwe medewerkers willen immers niet alleen de organisatie, maar ook hun nieuwe collega’s leren kennen. De eerste indruk die nieuwe medewerkers zich vormen van de organisatie en de bedrijfscultuur heeft een grote impact op hoe ze de organisatie ervaren. Die eerste indruk zal mee bepalen of ze aan boord blijven of niet.

Bijkomend probleem is nu dat nieuwe medewerkers onthalen in tijden van social distancing en verplicht telewerken allesbehalve evident is. Dat het mits de nodige creativiteit en wendbaarheid toch mogelijk is, bewijst het internationale consultingbedrijf Business & Decision.

Elk jaar starten er bij deze gecertificeerde Top Employer in september een groep young graduates. Tijdens de zomermaanden van dit jaar was het onduidelijk of de nieuwkomers in september op kantoor konden worden verwelkomd. Daarom werkte Business & Decision alternatieve scenario’s uit voor de klassieke onboardingprocedure die, in normale omstandigheden, volledig op kantoor wordt georganiseerd. In het ene scenario verliep de onboarding volledig online, in het andere verliep de onboarding deels on site en deels online. Uiteindelijk werd voor het laatste scenario geopteerd om zo maximaal voor een familiegevoel te zorgen. Alle nieuwe medewerkers werden op de hoogte gebracht van het verloop van de onboarding. Toch benadrukte Business & Decision dat er alsnog op het laatste moment wijzigingen mogelijk waren. Wat ook gebeurde. Zo moesten verschillende nieuwkomers na hun vakantie in quarantaine en volgden daarom de on site onboarding online.

Out of the box denken

De eerste twee werkdagen werden de nieuwe medewerkers in kleinere groepjes on site verwelkomd. De initiële trainingen werden dan weer online georganiseerd. Business & Decision organiseerde eveneens een virtueel aperitiefmoment: een quiz tijdens de e-apero hielp de nieuwkomers om elkaar beter te leren kennen. In oktober ging de onboarding verder, maar dan volledig online omdat telewerk opnieuw verplicht was. HR hield online nauw contact met de nieuwkomers. Wekelijks werd bij alle nieuwkomers individueel gepeild naar hun welbevinden.

Business & Decision benadrukt het belang van een goed gestructureerde onboardingjourney. Toch mag dit de organisatie niet tegenhouden om procedures aan te passen als de context verandert. Deze dienen immers slechts als een raamwerk waarbinnen snel geschakeld kan worden bij gewijzigde context. Dankzij de verschillende scenario’s was het mogelijk om snel in te spelen op veranderende omstandigheden.

De auteur, Steven Van Raemdonck, is countrymanager bij Top Employers België. Hij schreef deze bijdrage als lid van de adviesraad van HR Square.


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen