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L’échange d’informations entre employeurs sur un ancien travailleur est-il autorisé?

Oui, selon l’Autorité de Protection des Données (APD), mais non sans limites. Dans sa décision du 21 février 2020, l’APD a examiné la plainte d’un travailleur qui reprochait à deux anciens employeurs d’avoir échangé des données personnelles le concernant sans avoir obtenu son consentement.

Le travailleur a introduit sa plainte à l’encontre de deux anciens employeurs. Il était occupé auprès du premier employeur en qualité d’assistant marketing et communication depuis le 24 août 2016. Alors qu’il ne montrait pas satisfaction, cet employeur a procédé à son licenciement le 2 octobre 2017 moyennant prestation d’un préavis de deux mois. Suite à cette première occupation, l’organisation syndicale du travailleur a contesté le licenciement (qu’il qualifiait de manifestement déraisonnable) et la motivation de celui-ci auprès de l’employeur concerné.

Après avoir été licencié par le premier employeur, le travailleur a travaillé de janvier à avril 2018 pour le second employeur. Il a ensuite, en avril 2018, été licencié par ce second employeur. Ce dernier engageait alors une procédure en référé devant le Tribunal de Première Instance de Bruxelles à l’encontre du travailleur pour récupération de fichiers auprès de ce dernier.

Alors que le premier employeur subissait la contestation du licenciement par le syndicat du travailleur, le second employeur a contacté par téléphone le premier employeur en vue de discuter des difficultés rencontrées avec le travailleur durant son occupation. Le second employeur informait alors le premier avoir engagé une procédure judiciaire à l’encontre du travailleur et que celui-ci a été condamné par le tribunal au paiement de dommages et intérêts.

Le premier employeur a ensuite fait usage de ces informations récoltées auprès du second employeur dans un courrier du 14 juin 2018 adressé au syndicat du travailleur en vue d’affirmer les motifs de licenciement retenus contre lui.

Discussion

Saisissant l’APD, le travailleur mécontent reproche au second employeur d’avoir communiqué au premier employeur des informations relatives à l’exécution de son travail auprès de ce dernier ainsi que des données portant sur la procédure judiciaire l’opposant au second employeur. Le travailleur blâme en outre le premier employeur d’avoir collecté ces mêmes informations auprès du second et de les avoir communiquées à son syndicat par courrier du 14 juin 2018. Le travailleur sollicite par conséquent auprès de l’APD d’infliger aux premier et second employeurs les sanctions qu’elle considère appropriées aux actes qui ont été posés et aux dommages qui en ont suivi.

Concernant la communication d’informations entre les deux employeurs, ces-derniers soulignent que cet échange d’information a bien eu lieu mais uniquement de manière orale. Or, l’article 2 § 1 du RGPD définit le champ d’application matériel du RGPD comme suit:
« Le présent règlement s’applique au traitement de données à caractère personnel automatisé en tout ou en partie, ainsi qu’au traitement non automatisé de données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans un fichier ».

Le second employeur précise ici que la communication litigieuse n’a d’aucune façon été faite de manière automatisée. Cette communication n’était pas non plus « contenue ou appelée à figurer dans un fichier ». Il s’agissait uniquement d’un échange verbal d’informations générales entre employeurs. L’APD a dès lors estimé, au regard du champ d’application de l’article 2 du RGPD, ne pas être compétente à l’égard des faits reprochés au second employeur.

Quant au manquement reproché au premier employeur d’avoir collecté des informations personnelles auprès du second employeur et de les avoir traitées (en les communiquant au syndicat), ces actes constituent des traitements de données à caractère personnel soumis à l’application du RGPD. Ces traitements doivent dès lors doivent s’appuyer sur l’une des bases de licéité listées à l’article 6 du RGPD.

Le premier employeur indiquait s’être fondé sur l’article 6 §1 f) du RGPD (intérêts légitimes). Il a légitimé sa collecte d’informations auprès du second employeur en raison du contexte litigieux naissant avec le syndicat du travailleur, et qu’une réelle menace d’action judiciaire pesait sur lui. Le premier employeur exposait enfin que ces informations lui étaient « nécessaires » à sa défense en justice.

L’APD a toutefois considéré que la « défense en justice » ne peut, en tant que telle, justifier la collecte et d’autres traitements subséquents tels la diffusion ou la communication à des tiers de toute donnée relative à la personne concernée. L’APD indique que le premier employeur, pour pouvoir se défendre vis-à-vis de l’organisation syndicale, n’avait pas à collecter et traiter des informations qui étaient étrangères et postérieures aux motifs sur lesquels il s’était appuyé pour procéder au licenciement du travailleur en question. Ces informations, qui n’étaient pas connues au moment du licenciement, ne sont finalement que venues compléter les moyens de défense du premier employeur mais elles ne montraient en soi aucune pertinence, ni lui étaient nécessaires à sa défense. Ce faisant, l’APD a considéré que le premier employeur ne pouvait fonder les traitements de données visés par la plainte sur son intérêt légitime à défaut pour ces traitements d’être nécessaires et proportionnés au sens de l’article 6 §1 f) du RGPD.

Vu l’absence de base de licéité, l’APD conclut que l’article 5 §1 a) du RGPD (principe de loyauté) combiné à l’article 6 du RGPD n’ont pas été respectés en l’espèce par le premier employeur. L’APD a donc sanctionné cet employeur d’une réprimande, considérant que les données litigieuses n’ont uniquement été transmises au syndicat qui représentait le travailleur et l’absence de précédentes violations en la matière dans le chef de cet employeur.

Conclusion

Un échange d’informations entre employeurs sur un ancien travailleur sans son consentement semble possible sur base d’intérêts légitimes. Il conviendra toutefois d’identifier correctement ceux-ci et de vérifier que, dans ce cadre, la communication et le traitement qui est fait de ces données sont bel et bien nécessaires et proportionnés.

Myriem Ahdach
Claeys & Engels

Source: APD Décision 03/2020 du 21 février 2020

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