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Confinement et télétravail: comment développer les compétences nécessaires au travail à distance?

Avec l’épidémie de coronavirus, le télétravail et le management à distance ont pris une ampleur inédite. D’où l’intérêt de se (re)plonger dans les résultats de LITME@WORK, un projet de recherche qui a analysé les compétences médiatiques numériques nécessaires aux employés de bureau étant amenés de plus en plus à mobiliser les technologies de l’information et de la communication (TIC) pour collaborer à distance.

Ce projet de recherche de quatre ans (2015-2019) a été financé par le Service public de programmation de la Politique scientifique fédérale belge (BELSPO) et son programme Brain-be. Le travail collaboratif soutenu par les TIC (qu’il soit réalisé en face à face ou à distance) peut être réparti en cinq grandes aires d’activités: les tâches interdépendantes, les réunions d’équipe, la communication à distance entre les membres de l’équipe, les espaces d’information partagés et la production collective de documents. Chacun de ces domaines d’activité implique à la fois des compétences de coordination (amener les travailleurs à préparer le travail collectif en fixant des règles, en concevant des procédures et en configurant des outils de collaboration) et des compétences de coopération (soutenir les travailleurs dans des situations concrètes de travail collaboratif, ce qui implique souvent une adaptation des règles, procédures et outils).

Par exemple, dans l’aire d’activités concernant les « réunions d’équipe », les travailleurs doivent développer des compétences médiatiques numériques liées à la fois à l’activité d’organisation des réunions (p.ex. consulter les agendas partagés des membres de l’équipe pour sélectionner un moment approprié) et à la participation active aux réunions d’équipe (p.ex. prendre en compte le tour de parole des membres d’équipes participant à la réunion via un outil de vidéoconférence). Le développement de ces deux aspects complémentaires des compétences collaboratives est essentiel pour soutenir un travail d’équipe à distance adaptatif et sur le long terme.

En envisageant les interconnexions entre les six dimensions au sein de chaque activité collaborative présentée dans la matrice, les collaborateurs développent des pratiques pertinentes permettant de résoudre des situations problématiques induites par la collaboration à distance. La complexité relative de leur compréhension des situations de collaboration et des comportements qui y sont associés fait partie intégrante des compétences médiatiques numériques.

Dans les situations de travail collaboratif à distance, les compétences médiatiques numériques ne concernent pas seulement le point de vue et les actions de chaque travailleur pris isolément, mais sont basées sur la capacité d’une équipe à partager une compréhension commune d’une variété de situations problématiques et à prendre des actions collectives compétentes et concertées pour les résoudre.

Comprendre la division du travail

Les opportunités de développer les compétences médiatiques numériques sont liées à la division du travail des équipes distantes, aussi appelées équipes virtuelles. Pour optimiser les possibilités d’apprentissage, il est conseillé aux organisations (I) d’intégrer les tâches de manière à créer des ensembles de tâches stimulantes et (II) d’amener la capacité de contrôle des membres de l’équipe à un niveau leur permettant de résoudre eux-mêmes les problèmes qu’ils rencontrent et d’organiser leur propre travail. Enfin, nous recommandons de prêter attention aux processus de support et de feedback, que les membres d’équipe apprécient généralement, et de les considérer comme source possible d’apprentissage.

De plus, la coordination du travail collaboratif dans les environnements virtuels est plus complexe que la collaboration en co-présence. La division du travail d’une équipe détermine les besoins de coordination et les possibilités d’y répondre. Les organisations devraient envisager de redéfinir délibérément la division du travail d’une équipe lorsqu’elles introduisent le travail en équipe virtuelle pour faire face à cette complexité supplémentaire de coordination.

Selon l’enquête menée auprès des employés des organisations participant à l’étude, le partage des connaissances a diminué à mesure que les membres de l’équipe ont commencé à télé-travailler. Cela est probablement dû aux conversations spontanées qui sont plus rares lorsque les équipes sont dispersées géographiquement. En effet, dans une telle configuration, les membres de l’équipe ne peuvent engager que des conversations délibérées, ce qui pourrait agir comme une barrière limitant le partage des connaissances. Pour atténuer ou même contrer cet effet, nous avons identifié trois interventions possibles que les responsables d’équipe peuvent mettre en œuvre. Premièrement, ils pourraient encourager les communications virtuelles entre les membres de l’équipe, ce qui semble être une bonne alternative aux conversations en face à face lorsqu’elles sont utilisées avec modération. Deuxièmement, ils pourraient favoriser la confiance entre les membres de l’équipe, par exemple en fixant des objectifs d’équipe plutôt que des objectifs individuels, ce qui permet le développement des compétences. Enfin, les responsables pourraient s’assurer que tous les membres d’une équipe bénéficient de possibilités de télétravailler de façon équitable, de trop grandes différences entre les collaborateurs pouvant donner lieu à un sentiment d’injustice.

Sept recommandations 

  1. Considérer les compétences comme la capacité à mettre en oeuvre des pratiques concrètes et non des valeurs abstraites
  2. Utiliser la matrice des compétences de manière réflexive
  3. (Ré)envisager la conception de l’équipe en tant que facteur stratégique pour les organisations
  4. Reconnaître la valeur du travail d’articulation dans l’embauche et le développement de la carrière des collaborateurs
  5. Centrer le rôle du responsable d’équipe sur la mise en place d’une vision partagée du travail collaboratif à distance et sur le soutien du travail d’articulation
  6. Repenser les initiatives de formation et d’évaluation au-delà des pratiques individuelles, des compétences opérationnelles et des outils exclusivement numériques
  7. Intégrer le développement des compétences médiatiques numériques dans un discours plus équilibré sur le changement organisationnel

Source: Working Paper LITME@WORK - Comment développer les compétences médiatiques numériques pour encourager des pratiques de travail collaboratifà distance efficaces, stimulantes et porteuses de sens pour les travailleurs?, accessible en suivant ce lien.

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