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Quelle(s) indemnité(s) octroyer à vos collaborateurs en télétravail ?

Avec la crise sanitaire et le travail à domicile rendu obligatoire, l’octroi d’indemnités de télétravail connaît une augmentation. Toutefois, le nombre total des salariés qui bénéficient d’indemnités socialement et fiscalement avantageuses reste très faible. Laura Couchard vous explique ce qu’il faut prendre en compte pour les allouer.

Nous nous situons désormais plus d’un an après le début de la crise de la Covid-19 et du télétravail obligatoire — ou fortement recommandé, selon les périodes —, qui l’accompagne. Au cours de cette période, le nombre de salariés qui perçoivent une indemnité de télétravail a triplé. Mais, en dépit de cette forte augmentation, la proportion des travailleurs qui bénéficient d’une telle compensation demeure particulièrement faible : un peu moins de 1,8%.

L’indemnité de télétravail sert à couvrir les petits frais que les salariés doivent assumer lorsqu’ils travaillent à domicile plutôt qu’au bureau. On pense, par exemple, au papier pour l’imprimante, à la consommation d’électricité ou d’eau, au café qu’ils ne peuvent plus se procurer à la machine à café, ou aux post-it dont ils auraient besoin. Un montant mensuel pour couvrir ces frais allant jusqu’à 129,48 euros est à ce titre totalement exonéré, tant sur le plan fiscal que social (ONSS). Pourtant, une analyse des données salariales dont dispose Acerta montre que l’indemnité de télétravail s’élève en moyenne à 68,51 euros en février 2021.

Dans le cadre des mesures prises par le gouvernement pour faire face à la crise sanitaire, le montant maximal de 129,48 euros a été relevé à 144,31 euros pour les mois d’avril, mai et juin 2021. Une circulaire fiscale très attendue a récemment été publiée à cet égard. Elle est importante en raison du montant qu’elle autorise pour l’indemnité, mais plus encore pour les conditions qui y sont associées. Concrètement, pendant une période de trois mois, vous pouvez offrir à vos salariés en télétravail 144,31 euros pour couvrir leurs frais de travail à domicile, sans qu’ils n’aient à payer d’impôt ou de cotisations sociales sur ce montant.

Ceux qui souhaitent faire un usage temporaire de cette possibilité doivent cependant être prudents. En effet, si vous offrez simplement à votre travailleur en télétravail les 14,83 euros supplémentaires autorisés aujourd’hui (par rapport au montant qui est habituellement permis), vous ne pourrez pas revenir en arrière dès que l'arrangement plus favorable ne s'appliquera plus. Et si vous continuez à offrir le montant le plus élevé, ces 14,83 euros supplémentaires seront alors considérés comme du salaire soumis au précompte et aux cotisations de sécurité sociale. Une solution consiste dès lors à indiquer très explicitement dans l’annexe au contrat de travail (avenant) que l’indemnité plus élevée est accordée de façon temporaire uniquement.

Equipement de bureau à domicile

Bien entendu, le travail à domicile n’implique pas seulement un besoin en post-it ou en cafés. Ceux qui télétravaillent régulièrement — comme c’est le cas aujourd'hui, mais comme ce le sera aussi dans un avenir proche où le travail deviendra « hybride » — auront également besoin d’équipements plus étendus :un deuxième écran, une chaise de bureau plus ergonomique, une imprimante. Vous pouvez offrir tout ce matériel à vos salariés de différentes manières. Soit le salarié achète lui-même les équipements en question, et vous leur remboursez le montant. Soit vous les achetez vous-mêmes en tant qu’employeur et vous les mettez ensuite à leur disposition. Une troisième option pour soutenir les travailleurs dans l’installation d’un bureau à domicile qui soit digne de ce nom consiste à intervenir via le plan cafétéria.

Le coût de ces équipements ne donne lieu à aucun impôt, ni cotisation sociale, à la condition que l’équipement soit nécessaire pour travailler à domicile et qu’il soit similaire à celui dont le collaborateur dispose au bureau. S’il bénéficie au bureau d’un meuble très basique, vous n’allez pas pouvoir lui offrir un bureau en chêne massif pour son travail à la maison. Si c’était le cas, cela constituerait un avantage en nature qui serait partiellement imposable.

Encore quelques précautions à prendre : il faudra être attentif si le collaborateur quitte votre entreprise par la suite. Chaque type de matériel de bureau a une durée d’utilisation déterminée par l’administration fiscale : pour une imprimante, elle est par exemple de trois ans ; pour une chaise de bureau, on parle de dix ans. Si vous offrez une imprimante à un travailleur qui démissionne deux ans plus tard, il devra en principe vous rembourser un tiers de la valeur de celle-ci — autrement dit, la durée de vie restante. Dans le cas contraire, les cotisations sociales sont dues sur la valeur résiduelle réelle de l’investissement.

Laura Couchard
Teamleader juristes décentralisés
Acerta

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