< Terug naar overzicht

Wat moet HR weten bij opstart van een buitenlands filiaal?

U wenst uit te breiden met een nieuwe buitenlandse afdeling? Alvast enkele juridische aandachtspunten vanuit HR-perspectief. Een overzicht aan de hand van 7 vragen.

1. Lokale entiteit vereist?

In sommige landen is een lokale entiteit vereist om werknemers te werk te stellen. Bijgevolg moet eerst bekeken worden of een lokale aanwezigheid of registratie vereist is om actief te worden en werknemers aan de slag te laten gaan.

2. Werknemers detacheren of lokaal aanwerven?

Vaak wordt in een eerste fase geopteerd om de lokale leiding in handen te houden van een Belgische manager. Indien deze in dienst blijft van de Belgische vennootschap, biedt dit binnen de Europese Economische Ruimte (EER, de 28 lidstaten van de Europese Unie, aangevuld met IJsland, Liechtenstein en Noorwegen), Zwitserland en de landen waarmee België een sociale-zekerheidsverdrag heeft gesloten, eveneens de mogelijkheid om de Belgische manager aan de Belgische sociale zekerheid te blijven onderwerpen voor een maximale periode van doorgaans 5 jaar.

Indien de buitenlandse poot een andere juridische entiteit is dan de Belgische vennootschap, moet wel worden nagegaan of er geen probleem van verboden terbeschikkingstelling van personeel (of het buitenlands equivalent hiervan) kan zijn indien de Belgische manager instructies geeft aan de lokaal aangeworven werknemers. Deze problematiek is minder aan de orde in landen zoals het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de Verenigde Staten, maar kan zeker een rol spelen in landen zoals Frankrijk en Italië.

Daarnaast moet ook nagegaan worden welke de lokale minimale loon- en arbeidsvoorwaarden zijn, die hoe dan ook op de Belgische manager van toepassing zullen zijn, ook al werkt hij voort in het kader van zijn Belgische arbeidsovereenkomst.

3. Wat met rekrutering en immigratie?

De lokale wetgeving en praktijken moeten worden gevolgd om werknemers aan te werven. Zo zijn er landen (bijvoorbeeld Frankrijk en Luxemburg) waar elke werknemer verplicht een medisch onderzoek moet ondergaan om aan te tonen dat hij geschikt is voor de job. Tevens moet worden nagegaan welke gegevens er in jobadvertenties moeten/mogen worden vermeld, welke vragen er tijdens een selectie-interview mogen worden gesteld en of er bepaalde formaliteiten moeten worden nageleefd om persoonsgegevens te verwerken.

Als er niet-EER werknemers worden aangeworven, moet worden nagegaan of ze een arbeidskaart nodig hebben en/of er andere immigratieformaliteiten moeten worden vervuld. Alleen werknemers uit de EER en Zwitserland genieten immers van het vrij verkeer van werknemers en kunnen in een andere lidstaat vrij aan de slag. Let op, een uitzondering bestaat nog voor Kroatische werknemers in Nederland, Oostenrijk, Slovenië, Malta en het Verenigd Koninkrijk.

4. Welke sociale-zekerheidsbijdragen en belastingen zijn van toepassing?

De lokaal aangeworven werknemers zullen doorgaans aan lokale sociale-zekerheidsbijdragen en belastingen onderworpen zijn. Tevens moet worden nagegaan welke inhoudingsverplichtingen er zijn bij het uitbetalen van het loon volgens de lokale wetgeving. Weet ook hoe de lokale payroll moet worden opgezet (betaling in 12 schijven, 13 schijven, wanneer/hoeveel vakantiegeld moet er worden betaald, welke zijn de verplichte loondocumenten en de meldingen die erop moeten komen en dies meer). Ook moet worden nagegaan of/en wanneer er verplichte meldingen moeten gebeuren aan de sociale-zekerheids-en belastingautoriteiten bij het aanwerven van lokaal personeel.

5. Het lokaal arbeidsrecht toepassen?

Volgens de Rome I-verordening (die geldt binnen Europa) kunnen de partijen vrij het recht kiezen dat hun arbeidsovereenkomst beheerst. Aldus lijkt het op het eerste gezicht aantrekkelijk om de lokaal aangeworven werknemers eveneens een Belgische arbeidsovereenkomst te geven, zodat alleen de Belgische regels moeten worden opgevolgd. Helaas gaat deze logica niet op. Conform dezelfde Rome I-verordening kan deze rechtskeuze de werknemer niet beroven van de bescherming van de mogelijk gunstigere dwingende bepalingen van zijn plaats van gewoonlijke tewerkstelling. Om dus te vermijden dat de werknemer de ‘best of both worlds’ (Belgisch en buitenlands recht) kan inroepen, is het sterk aangewezen om de lokaal aangeworven werknemers een lokale arbeidsovereenkomst te geven.

In sommige landen (zoals Frankrijk) gelden er eveneens taalvereisten en moet de arbeidsovereenkomst in de juiste taal worden opgesteld. Andere landen (zoals Luxemburg, Nederland en Duitsland) hebben geen specifieke taalvereisten, al moet de arbeidsovereenkomst wel worden opgesteld in een taal die de werknemer begrijpt.

6. Is er collectief arbeidsrecht?

Tevens moet worden bekeken of er collectieve arbeidsovereenkomsten zijn die op nationaal of sectorvlak spelen. Daarin kunnen immers verplichte arbeidsvoorwaarden zijn opgenomen.

7. Hebt u ‘global policies’ opgesteld?

Zeker wanneer HR verschillende landen moet beheren, kan het wenselijk zijn om ‘global policies’ op te stellen om de processen zoveel mogelijk te stroomlijnen. Helaas is dat vanuit juridisch oogpunt niet altijd mogelijk of moeilijk, omdat de regels ontzettend verschillend kunnen zijn (bijvoorbeeld in verband met jaarlijkse vakantie en ontslagprocedures). In de praktijk vinden we dan ook vaak de volgende oplossingen:

  • Een ‘global policy’ waarbij de strengste wetgeving voor alle landen geldt.
  • Een ‘kaderpolicy’ met een aantal gemeenschappelijke principes en ‘subpolicies’ per land.
  • Een ‘policy’ die in alle landen geldt, maar dan met lokale afwijkingen indien ze in strijd is met de lokale wetgeving.

Auteur: Sophie Maes (advocaat-vennoot Claeys & Engels)

 


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen