< Terug naar overzicht

Internationaal werk: hoe worden kosten van buitenlandse dienstreizen geregeld?

Onkosten die het gevolg zijn van dienstreizen moeten in principe betaald worden door de werkgever. Vaak wordt daarbij een forfait toegekend. De bedragen en mogelijkheden daartoe werden uitgebreid en verhoogd.

Werknemers en bedrijfsleiders die in opdracht van hun onderneming verplaatsingen maken, worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die enkel verband houden met deze dienstreis. Deze kosten moeten in principe ten laste vallen van de werkgever. Om administratieve rompslomp te vermijden, opteren vele werkgevers ervoor deze kosten forfaitair terug te betalen aan hun werknemers. Wanneer deze forfaits aan bepaalde voorwaarden voldoen, dan kan deze terugbetaling beschouwd worden als een niet-belastbare terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ (fiscaal aftrekbaar voor de werkgever en niet belastbaar in hoofde van de werknemer of bedrijfsleider).

Forfaits en logement

Voor buitenlandse dienstreizen had de Administratie in het verleden lijsten gepubliceerd met de forfaits die zij per land aanvaardden (zie onder meer de circulaire van 11 mei 2006 Ci.RH.241/534.514). Deze tabellen geven een overzicht van de geldende bedragen per land (afhankelijk van het lokale prijsniveau) en bestaat uit twee delen. Enerzijds zijn er de ‘dagelijkse forfaitaire’ vergoedingen en anderzijds de ‘logementsvergoedingen’. Beide vergoedingen worden in principe jaarlijks geïndexeerd. Dit jaar zijn de tabellen echter ongewijzigd gebleven.

Deze forfaits gelden enkel voor werknemers en bedrijfsleiders die hun ‘beroepswerkzaamheden’ in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de ambtenaren van de carrière Hoofdbestuur en van de FOD Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Dat betekent dat de forfaits niet gelden voor werknemers en bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit (zie onder meer de Circulaire van 28 juni 2011 Ci.RH 241/611.812).

Uitbreiding forfaits voor buitenlandse dienstreizen tot 24 maanden

Tot de circulaire van 10 oktober 2013 (Ci.RH.241/609.972) golden deze forfaits echter enkel voor korte buitenlandse dienstreizen (dienstreizen die maximaal 30 kalenderdagen duren). Voor dienstreizen die langer duurden, moest het bewijs van de werkelijke kosten geleverd worden. In de circulaire van 10 oktober 2013 breidt de Administratie de toepassing van de bestaande forfaits echter uit, onder de volgende voorwaarden:

  • Het maximumbedrag van de dagelijkse forfaits mag niet meer bedragen dan de ‘dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen’ vastgesteld door de FOD Buitenlandse Zaken voor ambtenaren ‘op post’ in het buitenland.
  • De toekenning of betaling van deze forfaits voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximaal 24 maanden.
  • De toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.

Deze forfaits worden geacht de kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven (zoals lokaal vervoer per bus of taxi, drank en fooien) te vergoeden. Zij dekken niet de huisvestingskosten, noch de reis- en verplaatsingskosten naar het buitenland en terug.

Indien de werkgever de huisvestingskosten betaalt en deze ook bepaalde maaltijden omvatten, moeten de forfaits met bepaalde percentages verminderd worden (deze verminderingen werden recentelijk ook aanvaard door de RSZ):

  • Met 15% van het forfait als het ontbijt inbegrepen is in de huisvestingskosten.
  • Met 35% van het forfait als het middagmaal inbegrepen is in de huisvestingskosten.
  • Met 45% van het forfait als het avondmaal inbegrepen is in de huisvestingskosten.
  • Met 5% van het forfait als de kleine kosten inbegrepen zijn.

Daarnaast is het ook mogelijk om het forfait te combineren met de uitbetaling van maaltijdcheques. De waarde van deze maaltijdcheques (met een maximum van 5,91 euro per cheque) moet dan in mindering worden gebracht van de forfaitaire verblijfsvergoeding.

Samenvattend, staat de Administratie nu ook het gebruik van de forfaits van de FOD Buitenlandse Zaken toe voor een periode tot een maximum van 24 maanden.

Verhoging van het forfait voor binnenlandse dienstreizen

De kosten verbonden aan binnenlandse dienstreizen vallen in beginsel eveneens ten laste van de werkgever. Ook hier gebruikt de Administratie forfaits, gebaseerd op de dagvergoedingen die aan ambtenaren toegekend kunnen worden, om te bepalen of de terugbetaling van deze kosten door de werkgever te kwalificeren valt als een belastingvrije terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’, dan wel of het om (belastbare) bezoldigingen gaat.

De dagvergoedingen voor ambtenaren variëren echter afhankelijk van het niveau van de ambtenaar. De vraag was dan ook welke forfaits werknemers en bedrijfsleiders in de privésector mogen toepassen.

In antwoord op een parlementaire vraag heeft de minister van Financiën de principes nog eens op een rij gezet en nu ook bevestigd dat de belastingplichtigen gebruik mogen maken van de tarieven die voor de hoogste ambtenaren gelden (sinds 1 januari 2014) (Parl. Vr. nr. 387 van mevrouw Veerle Wouters, d.d. 29 april 2013). Hierdoor worden in de praktijk nu discussies vermeden over met welke categorie ambtenaren een bepaalde werknemer of bedrijfsleider gelijkgesteld dient te worden.

De forfaitaire verblijfsvergoedingen die ondernemingen toekennen aan hun personeel en bedrijfsleiders zullen niet belastbaar zijn als:

  • Het bedrag van die vergoedingen wordt vastgesteld rekening houdend met het werkelijk aantal verplaatsingen.
  • Het bedrag niet hoger is dan de vergoedingen die de staat aan zijn personeel van klasse A4 en A5 (de hoogste forfaits) verleent.

Het gaat om de volgende bedragen:

Reis per kalenderdag:

  • Van meer dan 5 uur tot minder dan 8 uur: 3,82 euro
  • Van meer dan 8 uur (of meer dan 5 uur, maar minder dan 8 uur gedurende de middaguren): 19,22 euro

Toeslag wegens nachtverblijf:

  • Logies op kosten van het personeelslid: 43,78 euro
  • Kosteloos logies: 23,04 euro

Werkgevers kunnen nog steeds een hogere niet-belastbare vergoeding toekennen op voorwaarde dat een dubbel bewijs geleverd wordt:

  • Enerzijds dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van ‘kosten eigen aan de werkgever’.
  • Anderzijds dat de betaalde vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten werd besteed.

Sinds 1 januari 2014 staat de Administratie dus ook voor binnenlandse dienstreizen het gebruik toe van hogere belastingvrije forfaits.

Auteurs: Bart Coel & Koen Fransaer (advocaten Claeys & Engels)

 


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen