< Terug naar overzicht

Internationaal werk: hebben niet-EER-werknemers op zakenreis in België arbeidskaart of visum nodig?

De luchthaven van Zaventem kent heel wat verkeer van zakenmensen die voor enkele dagen naar België komen voor professionele doeleinden. Bij niet-EER-werknemers leeft vaak de gedachte dat voor dergelijke ‘business trips’ geen arbeidskaart of visum nod

In tegenstelling tot vele andere landen, maakt België nog steeds het onderscheid tussen de toelating om in België te werken (de regeling inzake arbeidsvergunningen en arbeidskaarten) en de toelating om België binnen te komen en in België te verblijven (de regeling inzake visa en verblijfsvergunningen). Het is met andere woorden niet omdat men in België mag werken, dat men in België mag verblijven en vice versa. Beide zaken moeten steeds apart bekeken worden.

Arbeidskaart nodig voor zakenreizen naar België?

In principe heeft elke niet-EER-werknemer een arbeidskaart nodig om in België te werken. EER staat voor de Europese Economische Ruimte. Het gaat om alle landen van de Europese Unie, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Hierop bestaan enkele uitzonderingen, waaronder voor “vergaderingen in beperkte kring”. Aan deze vrijstelling zijn echter een aantal voorwaarden verbonden en hierover bestaat er in de praktijk vaak verwarring. Velen denken dat de vrijstelling voor drie maanden geldt en er dus geen arbeidskaart nodig is voor zakenreizen van maximaal drie maanden (90 dagen). Dat is helaas niet correct. De drie maanden waarnaar verwezen wordt, hebben betrekking op het Schengenvisum (visum type C) of de vrijstelling ervan (zie hieronder).

Voor de vrijstelling van een arbeidskaart geldt een veel kortere periode. Zo is de niet-EER-werknemer die naar België komt voor zaken, slechts vrijgesteld van een arbeidskaart in de mate het om een “vergadering in beperkte kring” gaat voor maximaal 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering en maximaal 60 dagen op jaarbasis. Is hij hier langer dan 20 opeenvolgende kalenderdagen (ook al mag hij hier drie maanden of 90 dagen verblijven), heeft hij een arbeidskaart nodig. Hetzelfde geldt indien hij verschillende keren per jaar naar België komt en de maximumgrens van 60 dagen op jaarbasis overschrijdt.

Wat een “vergadering in beperkte kring” is, is echter niet gedefinieerd. Vast staat dat er geen echt ‘productieve’ prestaties kunnen worden geleverd, maar vergaderingen met klanten, vergaderingen met leveranciers, het geven van presentaties, vergaderingen met het oog op uitwisseling van informatie en ervaringen, vergaderingen om een nieuw project voor te bereiden (niet de implementering van het project) en dies meer komen in aanmerking.

Visum nodig voor zakenreizen naar België?

Of de niet-EER-werknemer (ook al heeft hij een arbeidskaart) een visum nodig heeft om naar België te reizen, hangt af van zijn nationaliteit. Om het Schengengebied te betreden, hebben niet-EER-onderdanen in principe een Schengenvisum (visum type C) nodig. Met dit visum kunnen ze maximaal 90 dagen in een periode van 180 dagen in het Schengengebied verblijven. Let op, niet alleen het verblijf in België telt voor de berekening van de maximale 90 dagen, ook het verblijf in andere Schengenlanden (zoals Frankrijk en Nederland, maar niet Ierland of het Verenigd Koninkrijk) moeten mee in aanmerking worden genomen.

Heel wat nationaliteiten zijn vrijgesteld van een Schengenvisum en kunnen op basis van hun nationaal paspoort maximaal 90 dagen in een periode van 180 dagen in het Schengengebied verblijven. Dat is bijvoorbeeld het geval voor Amerikanen, Canadezen en Japanners, maar niet voor Indiërs en Chinezen. Deze laatste twee hebben altijd een Schengenvisum nodig.

Daarnaast moet elke niet-EER-onderdaan met of zonder Schengenvisum-verplichting zich binnen de drie werkdagen na zijn aankomst in België aanmelden op de gemeente en zal hij een ‘Annex 3ter’ (‘Aankomstverklaring’) ontvangen. Deze aanmeldingsplicht geldt niet wanneer de niet-EER-onderdaan in een hotel of pension verblijft.

Hoe dan ook zal elke niet-EER-onderdaan indien hij zijn krediet van 90 dagen in een periode van 180 dagen in het Schengengebied heeft opgebruikt, een verblijfsvergunning (‘elektronische A-kaart’) moeten aanvragen.

Is er ook een Limosa-aangifte nodig?

Voor de Limosa-aangifteverplichting geldt dezelfde vrijstelling als voor de arbeidskaart. Er moet geen Limosa-aangifte worden gedaan voor “vergaderingen in beperkte kring” van maximaal 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering en maximaal 60 dagen op jaarbasis.

Auteur: Sophie Maes (advocaat en vennoot Claeys & Engels)

 

Lees meer over


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen