< Terug naar overzicht

Achterstallige kostenvergoedingen van jaren geleden: nog verschuldigd?

Na jaren geen onkostennota’s ingediend te hebben, legde een werknemer (die onder meer geregeld naar het buitenland moest reizen voor het bedrijf) plots een kostennota van 24.000 voor. Moet de werkgever dat bedrag sowieso betalen?

Een werknemer moest in het kader van zijn functie regelmatig belangrijke verplaatsingen maken, onder meer reizen naar het buitenland. Vervolgens kon de bediende zijn kosten indienen aan de hand van een kostennota met bewijsstukken, die volgens een bepaalde procedure moest worden ingediend voor terugbetaling. De bediende enkele jaren na om zijn kostennota’s in te dienen om dan in 2008 plots een hele reeks kosten ineens voor te leggen voor een totaal bedrag van meer dan 24.000 euro.

De werkgever was verbouwereerd na het ontvangen van de exuberante kostennota en weigerde deze kosten terug te betalen, overwegende dat de kostennota’s manifest laattijdig werden ingediend, met miskenning van de geldende procedures in de onderneming.

De werknemer liet het hier niet bij en dagvaardde zijn werkgever voor de arbeidsrechtbank. De arbeidsrechtbank van Turnhout onderzocht de vordering van de werknemer en kwam daarbij tot de volgende conclusie. Op voorwaarde dat het minimumloon wordt gerespecteerd, kunnen de betrokken partijen overeenkomen dat de kosten (in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst) door de werkgever slechts ten laste worden genomen als zij binnen een bepaalde termijn worden ingediend en/of als er een bepaalde procedure wordt nageleefd.

Bevoegdheid


De werkgever heeft, op grond van zijn regelgevende bevoegdheid, het recht om dergelijke procedures op te stellen. Dat kan gebeuren na overleg, wat kan leiden tot een opname in het arbeidsreglement of in een ondernemings-cao. Was er geen overleg, dan kan dit deel uitmaken van een intern ondernemingsreglement. Dergelijke reglementen bevatten juridisch bindende normen als zij de werkgever zelf ook binden, wat in casu het geval is – indien de nota’s correct en tijdig worden ingediend, leidt dit immers tot de verplichting dat de werkgever de gemaakte kosten terugbetaalt.

De werknemer kan alvast niet voorhouden dat hij niet op de hoogte was van de geldende procedure en regels omdat deze ook op het intranet terug te vinden was en is.

Conclusie


De arbeidsrechtbank veegde de tegenargumenten van de werknemer van tafel door te verduidelijken dat dit niet strijdig is met de Arbeidsovereenkomstenwet omdat artikel 20, 1° precies de mogelijkheid van een andersluidende (‘strijdige’) bepaling openlaat. Evenmin is er sprake van een onwettige inkorting van de normale verjaringstermijnen in het arbeidsrecht, aldus de arbeidsrechtbank. De kostenvergoedingen zijn immers maar opeisbaar als en voor zover de werknemer de termijn en procedures voor het indienen ervan heeft gerespecteerd. Zoniet ontstaat er geen recht op de vergoeding en is er uiteraard geen sprake van een verjaringstermijn, laat staan van een onrechtmatige inkorting ervan.

Menig werkgever zal opgelucht ademhalen bij het lezen van deze beslissing…

Arbeidsrechtbank van Turnhout, 11 juni 2012, AR 10/2431/A

Lees meer over


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen