< Terug naar overzicht

Vergaderingen moeten korter

In De Week nr. 161 titelden we nog dat vergaderen niet veel opbrengt. Een nieuwe enquête bewijst alvast dat de meningen hierover verdeeld zijn. Nederlandse managers zijn tevreden over de vergaderingen die ze bijwonen. Driekwart noemt ze effectief en de helft vindt ze productief. De meerderheid van de vergaderingen duurt echter te lang en vaak ontbreekt een goede voorzitter.

Het Nederlandse tijdschrift Management Team ondervroeg de eigen lezers. Zo’n 40% van de respondenten is van mening dat 75 tot 100% van de meetings effectief is. Nog eens 34% houdt het op 50 tot 75% effectiviteit en slechts een kleine groep van 12% vindt minder dan een kwart van de vergadertijd effectief besteed. De stelling ‘vergaderingen zijn doorgaans ineffectief omdat ze uitsluitend informatief zijn, zonder ruimte voor beleidsvorming’ wordt slechts door 18% bevestigd, 55% is het er niet mee eens. De vaak gehoorde kritiek dat het werkelijke besluitvormingsproces niet in de vergaderingen maar daarbuiten plaatsvindt, kan rekenen op meer aanhangers (23%), al herkent de grootste groep (46%) dit beeld niet. Vergaderen wordt dus gezien als een effectieve en belangrijke bezigheid. Maar 67% van de respondenten vindt dat vergaderingen doorgaans te lang duren. Ook mankeert het af en toe aan bekwaam voorzitterschap. Een kwart (25%) vindt de vergaderingen die ze bijwonen doorgaans slecht geleid, een relatief grote groep (34%) heeft er een neutrale mening over en slechts 41 % is uitgesproken tevreden over de manier waarop meetings worden geleid.
Meer dan de helft (54 %) van de Management Team-lezers ervaart vergaderingen als productief, 46 % vindt ze verhelderend, maar een kwart onderschrijft ook de uitspraak ‘ik kom niet meer toe aan het echte werk’. Andere negatieve kwalificaties zijn ‘tijdverspilling’ (17%) en ‘uitputtend’ (19%). Vergaderingen vormen ook vaak een bron van ergernis. De deelnemers winden zich vooral op wanneer een voorzitter geen controle heeft over de vergadering, besluitvorming ontbreekt, door elkaar heen wordt gepraat, de tijd overschreden wordt en iemand te lang aan het woord is. Dat ondanks deze minpunten vergaderen toch effectief en productief genoemd wordt, is te danken aan de organisatorische afwikkeling. Zo resulteren bijna alle bijeenkomsten in een actiepuntenlijst, dat meldt althans 84% van de ondervraagden. Notulen (62%) en een besluitenlijst (57%) worden eveneens genoemd.
Voorts valt het op dat matig voorzitterschap en tijdsoverschrijding daargelaten, managers zelf grotendeels verantwoordelijk zijn voor inefficiënt verlopende bijeenkomsten. Het blijkt dat 61% af en toe een excuus verzint om onder een vergadering uit te komen. Ruim 80% schuift wel eens onvoorbereid aan bij een vergadering, waarvan 67% ‘soms’ en 14% ‘regelmatig’.
Ten slotte vinden managers dat een betere voorbereiding en kortere vergaderingen winst opleveren. Iets meer dan 64% van de ondervraagden zou dit wel willen toepassen in de eigen organisatie. Andere wensen zijn: een beperking van de spreektijd (38%), minder deelnemers (36%) en de agendapunten laten voorbereiden door een werkgroep (33%).

Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen