< Terug naar overzicht

Start de werkdag niet met het openen van uw mailbox

E-mail kan erg ingrijpend zijn. Mensen denken bijvoorbeeld dat ze meteen feedback moeten geven door terug te mailen. Maar is dat wel zo? Enkele e-mailtips.

Kelly De Saedeleer, coach werkvereenvoudiging bij Colruyt Group, helpt collega’s die worstelen met hun e-mail of kampen met een overvolle inbox. “Soms geef ik een persoonlijke training en dan ga ik ook weleens naast de collega’s zitten, doorgaans op hun vraag. Maar de andere tijd begeleid ik hoofdzakelijk medewerkers, diensten en afdelingen bij projecten die zij opzetten rond efficiëntie en effectiviteit of – zoals wij het bij Colruyt Group omschrijven – werkvereenvoudiging.”

3 keer per dag je mailbox openen (tenzij werk erdoor aangestuurd wordt)

Bij sommige kantoormedewerkers komt de e-mail de hele tijd binnen, en wordt die ook de hele tijd beantwoord. Dat is geen goed idee. “Het is erg belangrijk om die constante afleiding van geluidjes en alerts uit te schakelen”, adviseert De Saedeleer.

Zelf suggereert de coach om slechts drie keer per dag de e-mail te checken. “Maar dan ga ik ervan uit dat je dagtaak niet wordt aangestuurd door e-mail, zoals bijvoorbeeld in een contactcenter het geval is. Dan check je bijvoorbeeld beter om het halfuur.”

Ga voor de 3D-aanpak

Eén van de grootste misverstanden in e-mail is dat er een verschil is tussen het verwerken van een e-mail en het effectief uitvoeren van de actie die voortkomt uit de mail zelf (het doen). Cruciaal hierbij is de zogenaamde 3D-aanpak: dumpen, delegeren en doen.

“Eerst kijk je of de mail voor jou geldt, vervolgens kun je de taak naar iemand anders sturen, ook al blijf jij zelf nog wel verantwoordelijk. En ten slotte voer je het uit. Als het maar 5 minuten kost, kun je het meteen doen. Anders plan je het voor later in.” Soms heeft men het in het jargon ook over de 4D-aanpak, omdat ‘doen’ dan in twee wordt verdeeld: ‘doe het nu’ of ‘doe het later’.

Het begin en einde van de werkdag

“Ook al besef ik dat dit voor veel mensen erg moeilijk ligt en dat de verleiding mogelijk te groot is. Je begint het best met een bepaalde taak, soms misschien een moeilijke taak en pas dan kijk je naar je e-mail.” Dan is die ene taak toch al af.

De dag eindigen doe je met een lege inbox. Dat betekent niet dat je alles hebt kunnen uitvoeren. “Vaak heeft men het over het archiveren van e-mails, maar eigenlijk vind ik dat een foute term”, stelt De Saedeleer. “Archiveren doe je eigenlijk alleen als er geen concrete actie meer moet komen. Daarom is een to-do-systeem zo belangrijk. Zo krijg je een goed overzicht van de taken die je nog moet uitvoeren.”

De Colruyt-mailbox

Bij Colruyt Group is een lege inbox een apart begrip. Standaard beschikt een medewerker van Colruyt Group, dat voor de organisatie en haar medewerkers zijn eigen mailsysteem ontwikkelde en gebruikt, immers over twee inboxen, soms zelfs vier. Enerzijds is er een inbox voor dringende mails, waar binnen de 24 uur actie is vereist. Daarnaast zijn er de mails die als nota dienen, die minder dringend zijn. Ten derde is er de mailbox met mails die je louter als kopie moet lezen, en ten slotte de externe mailbox, met mails van buiten de organisatie.

Bron: Jobat.be


Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen