< Terug naar overzicht

Prioriteitenmanagement. Hoe meer technologie, hoe minder tijd.

Technologie alleen volstaat niet om efficiënter te werken. Het komt er vooral op aan de beschikbare technologie correct te gebruiken. Een handleiding.

We zijn (bijna) allemaal enthousiaste gebruikers van de nieuwe technologie, maar het maakt het leven er niet gemakkelijker op. Gebruikers van nieuwe technologie, zoals gsm's, laptops, pda's en e-mail, vinden het ontzettend moeilijk om een evenwicht te vinden tussen werk en privé-leven. Het blijkt bijzonder lastig om aan de verleiding te weerstaan om op zondag snel eens te checken of er geen belangrijke e-mails zijn binnengekomen. Slechts weinigen hebben de reflex om 's avonds hun gsm uit te schakelen. De werkgever weet dat ook. Een e-mailtje in het weekend en de taak is volbracht, nog voor een nieuwe werkweek begint.
"Het gebruik van technologie op de werkplek is de voorbije jaren drastisch gestegen. Maar tezelfdertijd blijkt dat de meeste werknemers of gebruikers niet over de juiste vaardigheden beschikken om met die technologie te werken", merkt Anna Sigurdsson, managing director van Priority Management/Vision, op. Priority Management/Vision is een onderdeel van het Canadese Priority Management Systems, dat zich specialiseert in opleidingen over tijd- en prioriteitenbeheer.
Onlangs ondervroeg de groep wereldwijd meer dan 5000 werknemers over het gebruik van allerlei nieuwe technologische snufjes. Een overgrote meerderheid (87%) bekende dat ze de mogelijkheden van de nieuwe technologie niet benutten. Overigens zegt 37% van de respondenten dat de technologie niet helpt om hun persoonlijke doelstellingen te bereiken. Meer dan een vierde bekent dat ze de technologie enkel gebruiken omdat het trendy is en ze niet achterop willen geraken.
Het gebruik van nieuwe technologie veroorzaakt ook stress bij velen. Zo'n 62% van de respondenten zegt meer dan twee per week met stress te kampen. Slechts een minderheid (7%) heeft op het einde van de werkdag het gevoel dat ze iets bereikt hebben.

Wat doen we fout met de nieuwe technologie?

Constateert Anna Sigurdsson: "Vreemd, maar de productiviteit is niet gestegen door het gebruik van allerlei technologische snufjes, wel integendeel. De technologie heeft het werktempo danig verhoogd, zorgt voor langere werkdagen en meer stress. De meesten slagen er immers niet in om de nieuwe technologie zo aan te wenden, dat hun persoonlijke productiviteit toeneemt. Waarom niet? Omdat ze niet over een goede werkmethode beschikken. De basisvaardigheden om een planning op te stellen en objectieven te formuleren, zijn velen door de komst van technologie vergeten. Het is dus geen technologisch probleem, maar een menselijk. De nieuwe technologie op zich bevordert de productiviteit niet, maar wel de manier waarop deze instrumenten gebruikt worden. En daar knelt het schoentje. Velen hebben de neiging om te starten met één of andere tool en vragen zich dan af wat ze ermee kunnen doen. Dat is de omgekeerde wereld. Je vertrekt beter van een bepaalde taak of opdracht en dan bekijk je hoe een tool daarbij kan helpen."
Veel werknemers gebruiken te veel technologische hulpmiddelen en ze gebruiken ze vaak verkeerd. "Sommige telefoonnummers zijn opgeslagen in het geheugen van de gsm. Andere nummers staan genoteerd in een telefoonboekje. Nog andere contactgegevens worden in Lotus Notes of Outlook bijgehouden. Sommige bestanden staan enkel op de laptop, andere op de pc. De synchronisatie tussen al deze instrumenten gebeurt slechts sporadisch of verkeerd", weet Anna Sigurdsson. "Daarnaast zijn gsm, laptop en pc uitgedost met allerlei toeters en alarmen die inkomende mails melden of een naderende deadline signaleren. Kortom, het maakt het werk er niet gemakkelijker op."

Hoe kunnen we onze (werk)tijd beter beheren?

Omdat steeds meer werknemers de indruk hebben dat ze bedolven zijn onder het werk, stijgt de vraag dan ook naar systemen om de eigen werktijd beter te beheren. "De komst van allerlei elektronische snufjes wil niet zeggen dat basisvaardigheden zoals het opstellen van een realistische planning niet meer nodig zijn", merkt Anna Sigurdsson op. "Vooral teams zijn op zoek naar een efficiënte en effectieve manier om te communiceren. De meeste van onze cursisten zuchten dat ze hun e-mailbox niet meer durven controleren. Dat ze overstelpt worden door informatie. Dat ze voortdurend reactief op allerlei noodsituaties reageren en dat ze wel een planning opmaken, maar er niet toe komen om die ook uit te voeren."
Daarbij komt nog dat het informatie-aanbod vandaag zo overweldigend is geworden, dat velen het bos door de bomen niet meer zien. Nochtans gelden de basisregels nog steeds. Eén van de belangrijkste regels van prioriteitenbeheer is om over alles wat op je afkomt, meteen een beslissing te nemen. De 4D-beslissingstechniek is daarbij een handige leidraad. "De 4D-beslissingstechniek is toepasbaar op elke informatie die binnenkomt, ongeacht ze op papier of elektronisch bezorgd wordt", stipt Sigurdsson aan.

Wat is de 4D-beslissingstechniek?

Bij de 4D-beslissingstechniek staan vier acties centraal:


1. De eerste D staat voor do of doen.

2. De tweede D staat voor dump.
Als je met de informatie niets kan doen, gooi ze dan in de (elektronische) papiermand. Het heeft weinig zin om alle onbruikbare informatie bij te houden.


3. De derde D verwijst naar delegeer.
Beslis of je de taak al dan niet zelf moet uitvoeren. Bepaal ook tegen wanneer de taak volbracht moet zijn.


4. De vierde D staat voor delay.
Als de taak onmiddellijk kan uitgevoerd worden en ze neemt niet veel tijd in beslag, voer ze dan onmiddellijk uit. Zoniet neem je ze op in de planning.


Een andere stelregel is decide, do en deliver. Al beslist?



Tips

Anna Sigurdsson, managing director van Priority Management/Vision, geeft twaalf tips om te vermijden dat we slaven van de technologie worden:


1. Start de dag met een plan, niet met e-mail.

De dag starten met het controleren van je e-mails kan de aandacht afleiden van meer belangrijke opdrachten of taken. Hou je van bij de start aan je planning.



2. Maak tijd voor privé-tijd.

Als je zelf je privé-tijd niet respecteert, zal iemand anders dat ook niet doen. Plan ook privé-tijd in.



3. Beheers je gsm-gebruik.

Schakel je gsm af en toe uit of maak gebruik van je mailbox. Geef je gsm-nummer ook niet aan iedereen.



4. Beperk het e-mailgebruik.

Controleer niet om de vijf minuten of er nieuwe e-mails zijn. Hou ook geen ellenlange lijst met e-mails in je inbox. Zodra een e-mail beantwoord is, verwijder hem of verplaats hem naar een andere folder.



5. Beperk het gebruik van het internet.


6. Wees geen slaaf van je mailbox.

Controleer niet meer dan vier maal per dag of er nieuwe berichten zijn.



7. Neem tijd om na te denken.

Plan dagelijks een rustig uurtje in, zodat je kan nadenken over je doelstellingen of om wat vakliteratuur door te nemen. Zorg ervoor dat je niet gestoord kunt worden.



8. Gebruik één bron.

Bewaar alle contactgegevens op één plaats.



9. Wees geen modeslaaf.

Verander niet voortdurend van tool enkel en alleen omdat het nieuw is. Het is niet omdat een technologie nieuw is of vlugger werkt, dat je automatisch productiever wordt.



10. Neem tijd voor uw familie.

Neem je gsm niet mee naar de voetbalwedstrijd van zoon of dochter.



11. Verfijn je technologievaardigheden.

Leer de instrumenten waarover je beschikt, goed gebruiken.



12. Heb je al die snufjes wel nodig?
Vraag je af hoe de technologie je kan helpen bij het efficiënt en effectief uitvoeren van je taken.



Op de website van Priority Management kan je onder meer zelf testen hoe productief je bent en of je efficiënt dan wel effectief bent: www.prioritymanagement.com/vision.





Prioriteitenbeheer en organisatie van bureau grootste struikelblokken

Sinds enige tijd staat op de website van jobadvertentiemedium Vacature een on-linetest die peilt naar timemanagementcapaciteiten. Time-smart, een Belgisch opleidingsbureau gespecialiseerd in timemanagement, creëerde de test. Uit de 4500 volledig ingevulde tests blijkt dat respondenten gemiddeld het laagst scoren op prioriteitenbeheer en organisatie van hun bureau. De on-linetest bestaat uit 79 vragen of uitspraken, die zich situeren rond tien thema's:


1. prioriteitenbeheer
2. agendabeheer
3. informatiebeheer
4. beslissen
5. planning
6. bureau
7. stress
8. communicatie
9. tijdbeheer
10. delegeren.


Zo is er de uitspraak "Ik vind dat mijn dagen volgens plan verlopen", die naar de vaardigheid prioriteitenbeheer peilt. De mogelijke antwoorden luiden voor alle vragen 'nooit', 'soms', 'meestal', 'altijd'. Deelnemers krijgen, nadat ze de 79 vragen hebben beantwoord, onmiddellijk hun scores voor de tien thema's te zien met telkens uitleg en concrete tips op maat.

Uit de enquête blijkt dat het beheer van prioriteiten niet onze sterkste kant is. Van de respondenten zegt 33% dat hij het werk 'soms' verlaat met een gevoel van voldoening over wat die dag bereikt werd. Zo'n 10% vindt zelfs dat zijn dagen 'nooit' volgens plan verlopen. De totaalscore voor prioriteitenbeheer is gemiddeld 64%. Een planning maken is één zaak, ze volgen is een andere zaak, leren deze cijfers. Bovendien zegt 74% van de deelnemers dat ze kleine klussen er tussendoor nemen om ze niet te vergeten.
Ook het agendabeheer kan beter. Twee derde van de ondervraagden werkt 'altijd' met meer dan één agenda en 12% zegt 'soms' zijn agenda bij te hebben. Velen worstelen eveneens met de overweldigende hoeveelheid informatie die op hen afkomt. Een kwart van de respondenten meldt 'altijd' meer dan een halve dag e-mails in zijn inbox te hebben. Nog eens een kwart volgt zakelijke opportuniteiten slechts 'soms' op.
De resultaten doen ook vermoeden dat één op de twee bureaus een grote puinhoop zijn. Zowat 52% van de deelnemers scoort laag op het thema 'bureau'. Bijna een derde van hen gebruikt meestal post-its om zaken te onthouden en bij 30% is het in-bakje nooit leeg. Het opstapelen van papier blijft een hardnekkige gewoonte bij de deelnemers aan de test. Een kleine helft (40%) werkt altijd met een to-do-stapel. Terwijl een to-do-lijst naar verluidt veel handiger is. Overigens maakt 18% van de respondenten nooit gebruik van professionele hulpmiddelen om het werk te organiseren.
Het resultaat is dat beslissingen nemen moeilijk is. Zo'n 16% laat 'soms' belangrijke zaken aanslepen zonder erover te beslissen en 10% van de respondenten plant 'nooit' tijd in om belangrijke beslissingen te nemen en te maken. Ook gebruikt 29% van de respondenten 'nooit' een systeem dat telefoongesprekken voorbereidt en beloftes of reacties registreert.
Iets minder dan een kwart neemt 'soms' binnen een vastgesteld tijdschema contact op met klanten/medewerkers.
De meeste respondenten klagen dan ook over te weinig tijd om het werk af te werken: 19% heeft 'nooit' voldoende uren in een dag om te doen wat hij wil en 7% neemt 'nooit' rust-of lunchpauzes.
Het hoeft dan ook niet te verbazen dat velen geveld worden door stress: 15% kan 'nooit' de knop omdraaien als hij of zij het werk verlaat, 32% slechts 'soms'. 45% heeft op het eind van de dag 'soms' energie over.

(Bron:www.time-smart.com)




Van Genechten Packaging
Iedereen dezelfde werkmethode


nr15
Johan Korsten (Van Genechten Biermans): "Op bedrijfsniveau werkt, organiseert en klasseert iedereen nu op dezelfde manier, wat uiterst handig is. Vergaderingen verlopen veel efficiënter. Bijna niemand verschijnt te laat op een vergadering en iedereen kent de agendapunten."
Johan Korsten (Van Genechten Biermans)
Hendrik De Schrijver


Bij verpakkingsproducent Van Genechten Packaging namen 120 werknemers deel aan een opleiding timemanagement. Tijdens de opleiding ging de aandacht naar optimale persoonlijke efficiëntie en organisatie van het bureau, wat voor een vermindering van de werkdruk en een hogere productiviteit zorgt.

"Binnen de organisatie bestond er heel wat interesse voor een timemanagementopleiding. Tijdens de evaluatiegesprekken kunnen de werknemers ook opleidingsnoden aangeven. Op het verlanglijstje van velen stond een opleiding timemanagement. De werklast stijgt immers voortdurend en velen hadden de behoefte om beter te leren prioriteiten te stellen. Ook bij de directie en het management leefde dezelfde vraag. Er komen almaar meer taken op ons af, waardoor het plannen en het op elkaar afstemmen van taken steeds moeilijker werd", vertelt Johan Korsten, personeelsdirecteur van Van Genechten Biermans. De Van Genechten Packaging Group maakt verpakking uit karton en is hiermee een speler op wereldniveau.
Eerst volgden de algemeen directeur en Korsten zelf een proefopleiding. "Daarna gingen we van start met de opleidingen, telkens in groepjes van vijftien medewerkers. Eerst kwamen de kaderleden aan bod, vervolgens de bedienden. In totaal volgden zowat 120 medewerkers de opleiding timemanagement," aldus Korsten.

De opleiding draaide rond drie grote polen:


1. time management
2. persoonlijke efficiëntie
3. de organisatie van het bureau.


Elke groep volgde een workshop van een halve dag, waarin een werkmethode uitgelegd werd om de persoonlijke efficiëntie te verbeteren. Het spilpunt van de opleiding was het beter leren gebruiken van groupwise, een eigen versie van Outlook. De 4x4-werkmethode is een praktisch hulpmiddel, dat alle informatie en opdrachten die op hen afkomen, ordent volgens een 4x4 beslissingsdiagram. De werkmethode kan het beste vergeleken worden met 4x4 aangedreven wagens, omdat voor beiden het woord 'grip' centraal staat, of dat nu op de weg is of op het werk.
"Een halve dag lijkt misschien kort, maar de opleiding was zeer praktisch en met veel concrete tips. Overigens is het ook moeilijk om medewerkers voor meerdere dagen op cursus te sturen. Bij hun terugkomst ligt er een stapel werk op hun bureau, waarover ze nog nauwelijks kunnen overkijken. Wat 's morgens in de workshop geleerd was, pasten de meeste 's namiddags al toe. Na de workshop was de vraag naar plastic mapjes steeds groot. De meeste medewerkers wilden onmiddellijk een klassement starten."
De resultaten zijn merkbaar op het niveau van de werknemer zelf, maar ook op het niveau van de bedrijfsorganisatie. "Mensen winnen individueel tijd en voelen zich minder gestresseerd om alle werk gedaan te krijgen. Op bedrijfsniveau werkt, organiseert en klasseert iedereen nu op dezelfde manier, wat uiterst handig is. Vergaderingen verlopen veel efficiënter. Bijna niemand verschijnt te laat op een vergadering en iedereen kent de agendapunten. De opleiding was niet vrijblijvend. We verwachtten wel van de medewerkers dat ze het geleerde nadien in de praktijk aanwenden. Zo ontstaat er een harmonisatie in onze werkmethode. Onze werkmethode is niet zozeer veranderd, maar de medewerkers beschikken nu wel over een leidraad om een planning te maken, om afspraken te maken en om een agenda bij te houden", aldus Korsten.
"De feedback die ik kreeg van onze mensen kwam telkens neer op de concrete en herkenbare situaties, die de trainer aanhaalt in de workshop en de realistische en onmiddellijk toepasbare oplossingen, die ze er tegenover stelt. De tips en tools van het timemanagementbureau zijn praktisch en uitvoerbaar, zonder al te veel extra inspanningen. Na de opleiding registreerden de meeste deelnemers zich op de gratis tips, die time-smart wekelijks per e-mail verstuurt. Zo blijft de opleiding fris in het geheugen zitten en iedereen blijft gemotiveerd om de verworven inzichten in de praktijk om te zetten. Overigens behoed het om te hervallen in oude gewoonten, zoals een overvolle mailbox," merkt Korsten op.
Na de zomervakantie organiseert Van Genechten Biermans een opfrissingcursus. "De aanleiding is dat er na de zomer een nieuwe versie van groupwise beschikbaar is met een aantal nieuwe functionaliteiten, waardoor de werkmethode nog beter toegepast kan worden."

Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen