< Terug naar overzicht

Nike en e-rekrutering: sneller, beter en goedkoper

Het dienstencentrum voor Europa, Afrika en het Midden-Oosten van Nike in Hilversum heeft gemiddeld 80 betrekkingen openstaan, waarvoor telkens honderden sollicitanten zich aanmelden. Het bedrijf wou de tijd verkorten die nodig was om de vacatures in te vullen. De kost per aanwerving moest dalen en de algemene kwaliteit van de aanwervingen moest verbeteren. Gekoppeld aan een betere efficiëntie zou dit het imago op de arbeidsmarkt opsmukken. Het e-rekruteringssysteem bereikte na korte tijd al enke

Nike telt wereldwijd ongeveer 22.000 werknemers. Het merk van sportkledij en -uitrusting beschikt in het Nederlandse Hilversum over een gedeeld dienstencentrum voor Europa, Afrika en het Midden-Oosten, van waaruit onder meer de rekrutering wordt aangepakt. Nike heeft er gemiddeld 80 betrekkingen openstaan, waarvoor telkens honderden sollicitanten zich aanmelden. Deze volumes legden een grote druk op de rekruteringsafdeling, die moest proberen om zowel de administratie als de tijdsduur van het rekruteringsproces te beperken. Zeker naarmate het regionale hoofdkwartier groeide, werd het almaar moeilijker om de binnenstromende sollicitaties te beheren. Er circuleerden massa’s cv’s binnen het bedrijf zonder dat men echt kon opvolgen in welk stadium van de verwerking ze zaten of zonder dat men kon antwoorden op vragen van sollicitanten.




Binnen in vijf stappen

De belangrijkste stappen in het rekruteringsproces van Nike zijn de volgende.


1. Het departement dat iemand zoekt, stuurt een vacatureaanvraag, die het met het centrale rekruteringsteam bespreekt. Het stelt een jobadvertentie op en zorgt voor een goedkeuring ervan, als het om een nieuwe functie gaat.

2. Zodra de advertentie klaar is, komt de vacature in het systeem terecht, dat de interne en externe kandidaten uitnodigt om te solliciteren. Op hetzelfde moment doorzoekt de rekruteerder de ‘future interest’-database naar potentiële kandidaten die zich al in het systeem hebben geregistreerd.

3. Het systeem vergelijkt de kandidaten met de details van het jobprofiel.

4. Het systeem stelt een shortlist van kandidaten op en stuurt hem naar de lijnmanager. Deze plant interviews en beslist iemand al dan niet aan te werven.

5. De documenten voor de indienstneming worden automatisch aangemaakt en de kandidaat wordt aangeworven.





Standaardisering tegen dubbel werk

Na een doorlichting zag Nike in dat het zijn HR-processen moest standaardiseren om dubbel werk te vermijden. Vooreerst moest de tijd die nodig is om de vacatures in te vullen worden verkort. Andere aandachtspunten waren dat de kost per aanwerving moest dalen en dat de algemene kwaliteit van de indienstnemingen moest verbeteren. Nike meende dat deze twee factoren samen, gekoppeld aan een betere efficiëntie, het imago van het bedrijf op de arbeidsmarkt zou verbeteren. Snellere antwoorden aan sollicitanten en een eenvormigheid in het afhandelen van de administratie die bij elke aanwerving komt kijken, zouden ook de interne effectiviteit en efficiëntie verbeteren.
De introductie van ActiveRecruiter (een systeem van het Britse Jobpartners) zorgde ervoor dat geïnteresseerden via verschillende kanalen kunnen solliciteren bij Nike. Externe sollicitanten kunnen zich direct op de Nike-website aanbieden, zowel voor vacatures als bij wijze van spontane, algemene sollicitatie. Er zijn links gelegd met externe webgebaseerde rekruteerders zoals Monsterboard om nog meer jobadvertenties te kunnen hebben, en zo ook meer kandidaten aan te trekken. Ook meer conventionele rekruteringskanalen zoals advertenties in kranten of selectiebureaus voor vacatures van een hoger niveau blijven in zwang.
De werknemers van Nike kunnen de vacatures bekijken op het intranet en er direct elektronisch solliciteren. Het systeem behandelt het hele sollicitatieproces vanaf ontvangst van de sollicitatie tot het aanbieden van de job aan een kandidaat. In een eerste fase werd het gebruikt in het EMEA-hoofdkwartier, daarna werd het ingevoerd in Rusland, het Verenigd Koninkrijk en in het distributiecentrum in het Belgische Laakdal.

Permanente updates

Oorspronkelijk werd het systeem ingevoerd om het rekruteringsproces effectief te stroomlijnen. Zo wou men kost en duurtijd per aanwerving verminderen en de kwaliteit van de aanwerving verbeteren. De meeste sollicitanten bieden zich aan via de website (www.nikebiz.com) en kunnen hun curriculum vitae achterlaten nadat ze hun profiel hebben ingevuld. De bedoeling van het systeem is dat papieren cv’s verdwijnen en dat lijnmanagers de cv’s van de gekwalificeerde kandidaten, die in de shortlist zitten, op ActiveRecruiter kunnen bekijken. Het systeem maakt dus een eerste afweging tussen de vereisten voor een baan en de competenties en ervaring. Zo bouwt het een reserve aan sollicitanten op en beschikt Nike altijd over een voorraad cv’s voor nieuwe vacatures. De database telt al meer dan 6000 cv’s. Elke sollicitant die zich registreert, wordt automatisch om de zes maanden gevraagd om zijn cv aan te passen, zodat hij in het systeem actief kan blijven. Zo blijft elk cv in het systeem actueel.
De toepassing biedt managers een constant zicht op de status van openstaande vacatures en zorgt ervoor dat het rekruteringsteam minder paperassen te verzorgen heeft. Het proces moet de vacatures sneller helpen invullen, door de lijnmanagers slechts een selectie van kandidaten te bezorgen en voor hen de interviews te plannen. Sollicitanten vullen vragenlijsten in, eerder dan cv’s te sturen, en solliciteren zo rechtstreeks via het internet. Door de automatische updating van geregistreerde cv’s kan het systeem telkens als er nieuwe vacatures komen, zoeken in een database die nog steeds groeit, zodat de tijd om iemand te vinden sterk wordt ingekort.



Laat de rekruteerders meedoen

Nike heeft drie belangrijke lessen geleerd bij de introductie van het e-rekruteringsysteem.


Het is belangrijk rekruteerders heel vroeg in het ontwikkelings- en implementatieproces van het systeem te betrekken.
De rekruteerders een plaats geven in het proces helpt om hen enthousiast te krijgen en is een goed antwoord op bepaalde veranderingsproblemen die komen kijken bij de invoering van een proces dat een duidelijke impact heeft op de manier van werken van medewerkers.
Communicatie is enorm belangrijk bij de invoering. Interne klanten en gebruikers van het systeem moeten de voordelen inzien, niet alleen voor het bedrijf in zijn geheel, maar ook voor henzelf. Zij moeten zien dat het hen helpt om hun rekruteringsdoelstellingen te halen en om kwalitatief hoogstaande profielen met de noodzakelijke vaardigheden aan te trekken.




Rekruteringkosten gehalveerd

Ongeveer een jaar na de introductie van het systeem op 1 juli 2002 hadden bijna 9300 kandidaten zich geregistreerd. In die periode heeft Nike ongeveer 54% op de rekruteringskosten bespaard. Dankzij de databank met kandidaten die als ‘geschikt voor later’ werden aangeduid, moest het bedrijf ook minder een beroep doen op externe rekruteringsbureaus. In de periode van juni 2002 tot juli 2003 werden er 575 vacatures ingevuld, waarvan 183 met interne kandidaten, 218 uit de database en 39 via externe bedrijven. De rest kwam van een doorverwijsprogramma van medewerkers, jobsites, advertenties, Adecco en partners. De gemiddelde tijd om een vacature in te vullen is met 32% gedaald.
Het aantal rekruteerders is herleid tot acht. Ieder van hen kan met behulp van het systeem naar schatting 15 vacatures tegelijk verwerken en ondertussen als consulent voor de lijnmanagers fungeren.
Nike wil het systeem nog meer op punt stellen. Een van de plannen is de gegevens van de personen die worden aangenomen meteen door te sluizen van ActiveRecruiter naar het HRIS-systeem in PeopleSoft. Het systeem moet op termijn ook alle administratieve documenten en het contract aanmaken, zodra een kandidaat is geselecteerd. Als het systeem veel van de achterliggende administratieve taken kan overnemen, krijgen de medewerkers op de rekruteringsafdeling meer tijd voor contacten met interne klanten. Zij zouden de lijnmanagers kunnen helpen om betere interviewtechnieken onder de knie te krijgen. Nike wil ook het gehele rekruteringsproces blijven meten en de resultaten ervan verbeteren.

België volgt

ActiveRecruiter werd bij Nike in België pas eind augustus 2003 ingevoerd. Volgens Pascale Verdeyen, die instaat voor het personeels- en rekruteringsbeheer bij Nike België, is het dan ook nog wat vroeg voor een echte evaluatie: “Wij verwijzen in de advertenties bij Vacature en de VDAB meteen naar de website www.nikejobs.com/be. Wij vragen sollicitanten die hun cv per post of e-mail sturen om zich ook via het systeem in te schrijven, zodat we een uniform behandelingsproces krijgen. Ook kandidaten uit onze voormalige werfreserve kregen hetzelfde verzoek. Tot nu toe ontvingen we ongeveer 160 spontane sollicitaties via het nieuwe systeem. Op de 15 geplaatste vacatures ontvingen we 101 reacties. Tien vacatures werden zo al succesvol ingevuld.
Voor de rekruteringsafdeling is dit proces beter opvolgbaar. Door het uitschrijven van een zeer specifieke handleiding zijn ook lijnmanagers er snel mee weg. Zij geven via het systeem een aanzet tot formulering van de vacature en bepalen mee de selectiecriteria. Voor de lijnmanager is het hele proces transparanter. Zo wordt opvolging verzekerd doordat de aanwervende managers de shortlist rechtstreeks en te allen tijde kunnen raadplegen en zo bepalen welke kandidaat er uitgenodigd wordt. Aan de hand van specifiek in te geven zoekcriteria werd onze werfreserve beter doorzoekbaar. Interessante kandidaten uit deze reserve kan je zelfs aan je persoonlijke favorietenlijst toevoegen.”
Bij Nike wordt elke vacature vaak eerst uitsluitend intern bekend gemaakt. Het systeem laat overigens kiezen op welke site de vacature komt, hetzij op het intranet in België, hetzij op het wereldwijde intranet of ook op het internet.





Dit artikel is afkomstig uit het Vademecum e-HRM in België. Meer info en bestelling (alsmede gratis te downloaden artikel over kennismanagemen' bij Accenture, KBC en Imec): www.hrm.net/vademecum

Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen