< Terug naar overzicht

Kostenvergoedingen. Hoe discussies met de RSZ vermijden?

U betaalt uw werknemers bepaalde onkosten? De RSZ kijkt over uw schouders mee en gaat na of dat geen verhuld loon is. Wat kan en wat kan niet?

Wanneer er al te kwistig met kostenvergoedingen voor werknemers wordt omgesprongen, kunnen ze bij een sociale inspectie zwaar onder vuur komen te liggen. De werkgever kan zich geconfronteerd zien met een vordering van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), die de kostenvergoedingen als vermomd loon beschouwt en er sociale-zekerheidsbijdragen op vordert.


Wettelijke basis

Op het loon van de werknemer moeten sociale-zekerheidsbijdragen worden betaald. Wat nu precies voor de sociale zekerheid als loon moet worden beschouwd, wordt bepaald in artikel 2 van de Loonbeschermingswet van 12 april 1965: het loon in geld of de in geld waardeerbare voordelen waarop de werknemer als gevolg van zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van de werkgever.

De bedragen die gelden als terugbetaling van de kosten die de werknemer heeft verricht om zich van zijn woonplaats naar zijn werkplaats te begeven, alsook de kosten die ten laste van zijn werkgever vallen, worden overeenkomstig het artikel 19, §2, 4° van het KB van 28 november 1969 tot uitvoering van de RSZ-wet niet als loon beschouwd.


Kosten ten laste van de werkgever

Kosten ten laste van de werkgever zijn steeds inherent aan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Het lijdt geen twijfel dat deze ten laste van de werkgever vallen. Hij is op grond van artikel 20, 1° van de Arbeidsovereenkomstenwet gehouden om aan de werknemers de voor het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen. Als kosten inherent aan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst worden onder meer beschouwd: de kosten van logies en maaltijden gemaakt door de werknemer die een opdracht ver van zijn woning uitvoert, reis- en telefoonkosten van een handelsvertegenwoordiger, kosten van arbeidsgereedschap en werkkledij,…
Verder gaat het ook om de kosten die het gevolg zijn van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst zonder inherent aan die uitvoering te zijn, in zoverre de werkgever ertoe verplicht is die kosten te dragen krachtens een wet, een CAO, een individuele overeenkomst of zelfs een eenzijdige verbintenis. Er werd in de rechtspraak, onder meer door het Hof van Cassatie, herhaaldelijk geoordeeld dat ook op dergelijke kostenvergoedingen geen sociale-zekerheidsbijdragen verschuldigd zijn. Het gaat onder meer om maaltijdkosten, kosten voor een bureau thuis, abonnementen op vaktijdschriften, boeken, het lidmaatschap van bepaalde clubs,…


Kortom, om ten laste van de werkgever te vallen, moeten de kosten zich buiten de privé-sfeer situeren en ze moeten gemaakt zijn in de uitvoering van de arbeidsprestaties.


Werkelijke kosten

Kosten ten laste van de werkgever moeten zich buiten de privé-sfeer situeren en moeten gemaakt zijn in de uitvoering van de arbeidsprestaties.

Bij werkelijke kosten moet het gaan om de vergoeding van werkelijke kosten die geen verrijking voor de werknemer inhouden. Het is niet vereist dat de kosten al effectief door de werknemer werden gedragen. Het volstaat dat de kosten effectief door de werknemer zullen worden gedragen.

De RSZ-administratie stelt zelf in haar Algemene onderrichtingen voor de werkgevers: “Uit het loonbegrip zijn gesloten de bedragen die een terugbetaling uitmaken van de kosten die ten laste van de werkgever vallen. Het gaat hier uitsluitend om kosten die ten laste van de werkgever vallen, die m.a.w. veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld verplaatsingskosten, telefoon,...).”

En verder: “De werkgever moet aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming kunnen aantonen. Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, kan men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.”
De terugbetaling kan dus gebeuren op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke omvang van de uitgaven.



Reële kosten: de kosten die door de werknemer worden gemaakt, maar die in werkelijkheid ten laste vallen van de werkgever, kunnen worden terugbetaald op basis van bewijsstukken. De RSZ heeft niet het recht de opportuniteit van de gemaakte werkelijke kosten te beoordelen.
Forfaitaire kosten: het gegeven dat de kosten die de werkgever ten laste neemt forfaitair worden begroot, schept geenszins een vermoeden dat de kostenvergoeding een vermomd loon zou uitmaken. Forfaitaire kostenvergoedingen zijn aanvaardbaar wanneer de werkelijke kosten moeilijk kunnen bepaald worden of wanneer de berekening van de kosten op praktische bezwaren stuit (bijvoorbeeld wanneer het niet mogelijk is de nodige bewijzen te verzamelen of wanneer dat een disproportionele administratie met zich zou meebrengen).


Het Hof van Cassatie heeft op 14 februari 2000 de mogelijkheid om gebruik te maken van forfaitaire kostenvergoedingen uitdrukkelijk bevestigd. Een forfaitaire kostenvergoeding, berekend als percentage van het variabel loon wordt als kostenvergoeding beschouwd en behoort dus niet tot de berekeningsbasis van de sociale-zekerheidsbijdragen, indien de kosten die ze geacht worden te vergoeden in redelijkheid overeenstemmen met de werkelijkheid.


Bewijslast

In de Algemene onderrichtingen voor de werkgevers stelt de RSZ dat de werkgever aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming moet kunnen aantonen. Worden de kosten forfaitair geraamd, dan moet de werkgever het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De som die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijdt, is loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.
De RSZ gaat er vanuit dat het niet verschuldigd zijn van sociale-zekerheidsbijdragen op kostenvergoedingen als een uitzondering op artikel 2 van de Loonbeschermingswet moet worden beschouwd. Om die reden legt de RSZ de bewijslast van het feit dat het om reële kostenvergoedingen en niet om verdoken loon gaat, bij de werkgever.



nr11
Hendrik De Schrijver




In navolging van zijn standpunt viseert de RSZ alle forfaitaire kostenvergoedingen. De werkgever moet volgens hem maar bewijzen dat hier werkelijke kosten tegenover staan die de toekenning en de omvang van de forfaitaire kostenvergoeding verantwoorden.

Op 14 januari 2002 verwierp het Hof van Cassatie de stelling van de RSZ dat de bewijslast inzake de vergoeding van reële beroepskosten rust op de werkgever. Volgens het Hof van Cassatie moet de RSZ bewijzen dat de sommen geen terugbetaling zijn van kosten ten laste van de werkgever. De redenering hierachter is dat reële kostenvergoedingen niet moeten worden beschouwd als loon dat vrijgesteld is van sociale-zekerheidsbijdragen, maar een uitzondering zijn op het loonbegrip en dus geen loon zijn.

De RSZ moet dus aantonen dat de betwiste bedragen geen beroepskosten in de beperkte of ruime zin betreffen, of niet (volledig) overeenstemmen met werkelijke kosten. Indien de RSZ beweert dat bepaalde vergoedingen inzake terugbetaling van kosten, geen terugbetalingen betreffen, maar loon zijn, moet de RSZ dat bewijzen. Slaagt de RSZ daarin niet, dan zijn er geen bijdragen verschuldigd.
Het standpunt van het Hof van Cassatie in zijn arrest van 14 januari 2002 is gevolgd door de arbeidsrechtbanken. De rechtspraak stelt dat het aan de RSZ toekomt te bewijzen:



dat er sprake is van loon in de zin van artikel 2 van de Loonbeschermingswet
dat de betwiste bedragen buiten de toepassing vallen van het artikel 19, §2, 4° van het KB van 28 november 1969, m.a.w. dat het hier niet gaat om beroepskosten in beperkte of ruime zin en/of dat ze niet (volledig) overeenstemmen met werkelijke kosten


Zowel de rechtsleer als de rechtspraak nuanceren wel het zwart-wit karakter van de bewijslast in hoofde van de RSZ. De RSZ draagt het bewijsrisico, maar dat houdt geenszins in dat de werkgever passief mag toekijken. De werkgever moet zijn medewerking verlenen aan de bewijsvoering omtrent het bestaan en de realiteit van de kostenvergoedingen.


Zes praktische richtlijnen

De werkgever kan zich ertoe verbinden de kosten ten laste te nemen die door de werknemer in de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst worden gemaakt. Om het risico van een betwisting met de RSZ zoveel mogelijk te vermijden, kunnen de volgende zes praktische richtlijnen in acht worden genomen:


1. Bij wijze van steekproef kan worden nagegaan of de betaalde kostenvergoedingen aan de realiteit beantwoorden. Er kan aan (een deel van) de werknemers gevraagd worden om in een bepaalde periode alle bewijsstukken en bedragen van gemaakte kosten bij te houden. Op die manier kan anticipatief een dossier worden opgebouwd dat aan de Sociale Inspectie kan worden voorgelegd en dat in een procedure kan worden gebruikt in het kader van de samenwerking inzake bewijslast.
2. Wordt het niet opportuun geacht een dossier op te bouwen, dan vormen de dagvergoedingen die de overheid aan haar personeelsleden toekent wanneer zij zich dienen te verplaatsen, een bruikbaar uitgangspunt. De RSZ vergelijkt de aan een werknemer toegekende forfaitaire kostenvergoeding voor verblijfs- en maaltijdkosten hiermee. De RSZ aanvaardt op dit ogenblik de dagvergoedingen tot een bedrag van 10,70 euro als een realistische raming van de baankosten en de meerkosten ingevolge een buitenshuis genuttigde maaltijd.
3. Het is aangewezen dat bij de toekenning van een kostenvergoeding rekening wordt gehouden met de functie van de werknemers en met hun takenpakket. Een administratieve bediende zal niet dezelfde kosten maken als een commerciële bediende.
4. Wordt een deel van de kosten terugbetaald op voorlegging van kostenstaten en een deel op forfaitaire basis, dan mag er geenszins een overlapping zijn. Een kostenpolicy met duidelijke instructies zal zeker nuttig zijn.
5. Alhoewel het fiscaal loonbegrip een andere finaliteit heeft dan het loonbegrip in de Sociale Zekerheid, aanvaardt een belangrijk deel van de arbeidsgerechten dat er rekening wordt gehouden met het standpunt van de belastingadministratie. Als de werkgever een fiscaal akkoord over de kostenvergoedingen heeft gesloten, is dat zeker een bruikbaar element in de discussie met de RSZ. Wanneer de fiscus de reële aard aanvaardt en het bewezen acht dat het echte kostenvergoedingen betreft, hoe kan de RSZ dan nog, gelet op het arrest van het Hof van Cassatie van 14 januari 2002, het tegendeel bewijzen en bijdragen vorderen op deze reeds bewezen kostenvergoedingen?
6. Voor de eventuele doorbetaling tijdens de schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld bij vakantie of ziekte, moet rekening worden gehouden met de aard van de kostenvergoedingen. Bepaalde kostenvergoedingen zullen, op zijn minst tijdelijk, kunnen worden doorbetaald, omdat het om vaste kosten gaat over een langere periode, bijvoorbeeld kosten voor een bureau thuis en abonnementskosten. Andere kosten moeten op dagelijkse basis worden bekeken, bijvoorbeeld maaltijdkosten. Die kosten mogen zeker niet worden doorbetaald.

Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen