< Terug naar overzicht

Kantoorinrichting. Le nouveau bureau est arrivé, maar is het ook beter?

Nieuwe informatie- en communicatiemiddelen, maar ook team- en telewerk veranderen het klassieke kantoorconcept. Wat kán? En wat wérkt?

Sommigen onder ons brengen meer tijd door op het werk dan thuis. Het is dus belangrijk dat die werkplek aangenaam, functioneel en inspirerend is ingericht. Innovatieve kantoorinrichtingen hebben lang niet alleen te maken met de jongste snufjes in meubilair of apparatuur, maar vooral met een andere manier van werken. Wordt er alleen maar een nieuwe fysieke werkomgeving gecreëerd, dan verandert er uiteindelijk weinig. Zelfs in de meest trendy design-interieurs probeert iedereen uiteindelijk te blijven werken zoals vroeger. Daar verschijnen geleidelijk aan opnieuw wanden om de eigen plek af te bakenen, daar doemen vroeg of laat opnieuw uitpuilende archiefkasten op. Maar waarom zouden we de werkplek dan wel moeten veranderen en hoe?

Van eigen hokje naar wisselwerkplek...
Drie fenomenen zijn de oorzaak van wijzigingen in onze werkorganisatie:

1. De ICT-revolutie

De digitale informatie- en mobiele communicatiemiddelen zorgen ervoor dat we informatie kunnen ontwikkelen en uitwisselen waar en wanneer we willen, onafhankelijk van plaats en tijd. Werktijd en werkplaats worden meer individueel gekozen met duidelijke resultaatafspraken.

2. Teamwerk

Daarnaast bestaan onze werkstructuren hoe langer hoe minder uit een hiërarchie met individuen, maar meer uit teams met verantwoordelijkheden en competenties.

3. Minder hiërarchische structuren

Hiërarchische conventies staan minder in de weg voor een efficiënte aanwending van de beschikbare kantoorruimte, waar meer plaats vrijkomt voor overleg om dynamisch in te spelen op marktwijzigingen.



Het gevolg van die drie trends? Het persoonlijk bureau verdwijnt, office sharing of wisselwerkplekken verschijnen. Dit concept is niet revolutionair: thuis delen we ook plekken; in een restaurant gaan we zitten waar er plaats is; in je stamkroeg weet je ongeveer wie je er kan verwachten, de voorzieningen worden er door iedereen gebruikt, maar je hebt er geen eigen tafel.



Het nieuwe kantoor
Niets voor u en uw organisatie, denkt u? De cijfers zijn nochtans overtuigend. Traditionele kantoren zijn nooit meer volledig bezet: medewerkers vergaderen, zijn op de baan, werken deeltijds of thuis, nemen vakantie en zijn soms ziek. Het standaardwerk The New Office van Francis Duffy geeft onderzoeksresultaten naar de bezettingsgraad van klassieke kantoren. Conclusie: individuele werkplekken zijn gemiddeld 35% bezet, met pieken tussen 40 en 80%. Er is dus een stucturele leegstand tussen 60 en 20%. Geen enkel productiebedrijf kan zich een dergelijke bezettingsgraad permitteren. En kantoorruimte wordt duurder, wat er zeker toe aanzet om efficiënter met het beschikbare om te springen.



... tot activiteitgerelateerde werkplek
Kantoorinnovatie gaat echter verder dan het vervangen van individuele kantoorcellen door wisselwerkplekken in open kantoorlandschappen. Deze hebben immers ook hun nadelen: is het cellenkantoor goed voor de concentratie en slecht voor de communicatie, dan is dat meestal net andersom in de kantoortuin, waar iedereen samen zit in een grote ruimte. Vandaar dat interieurspecialisten nu spreken van het combinatiekantoor met arbeidsgerelateerde werkplekken. Daarbij wordt de kantooromgeving afgestemd op de verschillende werkvormen. Afhankelijk van de werkzaamheden is er immers behoefte aan andere ruimtes: cockpits voor geconcentreerd werk, communicatieruimten voor teamwerk en informeel overleg, gesloten gesprekskamers voor intern overleg. Ook dit concept vinden we terug in onze thuisruimte: we delen een plek om te eten, te studeren, gasten te ontvangen of samen tv te kijken.
Mail, internet en gsm maken de communicatie sneller en mobieler, maar toch blijft samenzitten met collega's, opdrachtgevers en klanten onvervangbaar. Formele vergaderzalen zijn daarvoor niet de enige oplossing. Om te brainstormen met collega's kan je ook in een hoekje met zetels zitten of in de koffieruimte blijven hangen. Terrasmeubilair onder kleine afdakjes versterken een gevoel van ontspannen vertrouwelijkheid bij de ontvangst van een klant. Deze zones kunnen worden aangevuld met een bibliotheek of reflectieruimte.
Reeds jaren wordt het belang van teamwork beklemtoond, maar daarvan is soms weinig weerslag te vinden in de manier hoe mensen nu werken. De werkomgeving afstemmen op teams die ruimtes gemeenschappelijk gebruiken heeft nochtans voordelen: ze kunnen consequent informatie delen, zonder dat die voortdurend voor iedereen afzonderlijk moet aangemaakt, verspreid en bewaard worden. Het overwogen beheer van de toenemende informatiestroom behoort dan ook tot de andere manier van werken en leidt eveneens tot een meer efficiënte benutting van beschikbare ruimte en middelen.



Drastische besparing

375 individuele werkplekken worden vervangen door 263 wisselwerkplekken bij een maximale aanwezigheid van 70%.
In combinatie met een daling van de oppervlaktenorm per werkplek van 25 naar 17,65 m², geeft dit een ruimtebesparing van 4744 m² of 50,6%. Aan een huurprijs van 200 euro per m² levert dit een besparing van 948.375 euro plus 426.769 euro exploitatiekosten op.
Het verhuispercentage daalt van 50% naar 5%, wat met een gemiddelde verhuiskost van 1500 euro per persoon een besparing geeft van 253.125 euro.
In de innovatieve werkorganisatie zijn er eveneens satellietkantoren. Zowat de helft van de medewerkers telewerken, waarvoor ze een vergoeding van 500 euro en 400 euro extra communicatiekosten voor ADSL- of kabelaansluiting krijgen.
De inrichtingskost per m² stijgt van 500 naar 750 euro, de uitrusting kost 5000 in plaats van 2500 euro per medewerker en wordt elke drie jaar vernieuwd.


Ondanks de meeruitgaven blijft de eindbalans positief: tegen een meerinvestering van 1.176.188 euro staat een jaarlijkse kostenbesparing van 1.135.562 euro (of een terugbetaaltermijn op de meerkost van én jaar), wat anders uitgedrukt een jaarlijkse bezuiniging van 3028 euro per persoon geeft. Een interessant bedrag om bijvoorbeeld te besteden aan opleiding en vorming.


Bron: WICE Consulting, www.wicesite.com




Van nieuwe meubelen...
Kent u nog de bureaus uit de jaren vijftig? Onmogelijk te verplaatsen metalen kolossen, die de perfecte afspiegeling waren van de loopbanen uit die tijd: jonge werknemers gingen in een bedrijf achter hun bureau zitten en verlieten de onderneming niet voor hun pensioen. Producenten van kantoormeubilair spelen ook in op anders werken. Alles wordt mobiel: tafels, stoelen, kasten, scheidingswanden, ladeblokken,... De boodschap lijkt vandaag wel: "Wie op kantoor werkt, moet zich op de eerste plaats mobiel opstellen."
Administratieve krachten worden nomadisch: ze krijgen een verrijdbaar, afsluitbaar ladeblok of rolwagentje met alle voorzieningen en nemen een werkplek die op dat moment vrij is. Als je het ladeblok openmaakt, voel je je weer een beetje thuis, ook al zat je gisteren op een andere plaats. Vermits afdelingen razendsnel uitbreiden of afslanken is het mogelijk dezelfde werkbladen in allerlei opstellingen te verwerken: in clusters van vijf, kop-aan-staart, tegenover elkaar enzovoort.


Ook teamwork stelt zijn eisen qua meubilair. Soms vervult een kantoor verschillende functies op dezelfde dag: van individuele werkplek tot vergaderruimte, van cockpit voor taken die concentratie vergen tot ontmoetingsruimte voor klanten. Een bureau moet dus in een handomdraai van individuele werkplek tot kleine vergadertafel worden omgebouwd. Er wordt dus geopteerd voor een flexibele en multifunctionele werkplek in plaats van de gebruiker te dwingen zich zelf telkens aan een andere, rigide ingerichte ruimte aan te passen.

... tot strategische ontwikkeling

Kantoorinnovatie is dus veel meer dan nieuwe meubels kopen of het bestaande meubilair anders schikken. Gekaderd in efficiënt anders werken, functioneert het als onderbouw van een strategische ontwikkeling. Twee voorwaarden zijn noodzakelijk om tot positieve resultaten te komen in een dergelijk veranderingsproces: de medewerking van het volledige management en de motivatie van alle medewerkers.



TIPS
Verandering kantoorconcept

Bepaal als management eerst waar je naartoe wil. Dit is een breed veranderingsproject dat alle managementgeledingen raakt, zodat ieder zijn verantwoordelijkheid moet nemen in de totale oplossing.
Maak een inventaris van wat ICT, HR en Facilities, maar ook de lijndivisies van plan zijn, en leg met ieders input de doelstellingen van de verandering vast.
Ook in anders werken heeft het management een voorbeeldfunctie. Ook de top zal dus moeten overstappen van individuele naar activiteitgerelateerde werkplekken.
Maak het project ambitieus genoeg. Om te vernieuwen moet men durven heel anders te denken in een verre toekomst.
Desnoods kan de concrete realisatie gefaseerd aangepakt worden.
Voer de praktische uitwerking van het project met de gebruikers. Zij kunnen zich het best inleven om tot oplossingen te komen.




nr11

Het Double You-meubilair van ontwerper Hannes Wettstein (Bulo) is typerend voor de multifunctionele, flexibele wisselwerkplek: afhankelijk van piek- en dalmomenten wordt de lange smalle werktafel een bureau voor twee of vier personen, eventueel met scheidingswand, een formele vergadertafel met stijlvolle zetels of een informele meetingplek met skateboardachtige stoeltjes voor vier tot zes personen. Alle plug & play aansluitingen zijn volledig weggewerkt, maar toch direct bereikbaar, persoonlijke spullen worden meegenomen in rolwagentjes, het archief wordt collectief opgeborgen.
Multifunctionele werkplek



Verhoog de efficiëntie
Het Institute for Strategic Change van Accenture bracht een researchnota uit over veranderingsprojecten voor werkomgevingen. Uit hun onderzoek in 40 bedrijven blijkt dat de algemene werkefficiëntie relatief gemakkelijk te verbeteren is door te focussen op de kantoorruimte. De enige manier om de performantie van kennismedewerkers daarbij te verhogen, ligt echter in de integratie van ondersteunende diensten (zoals Facilities, IT en HR). Vroeger verstrekten deze autonoom van elkaar de nodige middelen om personeel te ondersteunen in hun werk. Met de snel geëvolueerde communicatietechnologie, de toegenomen mobiliteit en het teamwerk, maar ook de nood aan kostenverlagend werken, dringen een zorgvuldige coördinatie en integratie zich op.
Het juiste gebruik van de technologie (ICT) grijpt in in de werkprocedures (HR), maar dit laat ook toe dat mobiel en flexibel gewerkt wordt in andere omgevingen (Facilities) en vice versa. De inrichting van de werkomgeving (Facilities) blijkt bovendien een belangrijk factor te zijn in de werknemerstevredenheid, retentie en productiviteit (HR). Bedrijven als Cisco en Intel hebben reeds duidelijk deze integratie in hun management doorgevoerd, bij British Telecom zelfs in die mate, dat deze diensten onder dezelfde directie ressorteren.



En de medewerkers?

Waarom zouden mensen anders werken? Eerst moeten ze ervan overtuigd zijn dat het op de traditionele manier niet verder kan en tegelijkertijd gemotiveerd worden om te veranderen. Een duidelijk verhaal met de voordelen voor de organisatie én het individu is dus noodzakelijk. Enkel door participatie is het mogelijk te komen tot acceptatie.



TIP
Hoe het NIET moet
U deelt mee dat alle individuele kantoren en vaste bureaus worden afgeschaft, dat iedereen voortaan gaat zitten waar hij plaats vindt in een open ruimte en dat die nieuwe trend er hoe dan ook komt, omdat dit ruimte en geld spaart.



Anders werken in een innovatieve kantooromgeving past in het plaatje van duurzaam ondernemen: minder gebouwoppervlakte, minder verplaatsingen. Alle betrokkenen (spreek uit: stakeholders) worden er blijkbaar beter van:


1. De organisatie

Inzake effectiviteit, productiviteit en kostenbesparing.

2. Het individu

Inzake werkomstandigheden en de balans tussen werk en privé-leven.

3. De maatschappij

Inzake milieu en mobiliteit.



Bureaus, stoelen en kasten veranderen in een kantooromgeving zijn het gevolg van werkplekinnovatie, maar niet het doel op zich. Ruimte- en kostenbesparingen komen bovenop de productiviteitswinst. De voorbereiding op de toekomst en de cultuurverandering zijn de echte doelen van deze projecten. Individueel en samenwerken met collega's of klanten kan gelijk waar en wanneer dankzij de ICT-middelen. Het kantoor blijft de fysieke omgeving waarin mensen elkaar ontmoeten, samenwerken, geïnspireerd raken, gecoacht worden en van elkaar leren.



TIPS
Hoe het WEL moet

Verzeker u van de betrokkenheid en de inzet van het middenmanagement in het project. Zij hebben dikwijls keihard gewerkt om een eigen kantoor te hebben of beschut achter een wand te mogen werken en moeten nu die veroverde plek delen met anderen. Een duidelijke boodschap van het topmanagement dat iedereen op het succes van het project zal afgerekend worden, helpt.
Deel duidelijk mee wat de concrete doelstelling is van het project, zodat er geen argwaan over een verborgen agenda ontstaat.
Maak de doelstelling ambitieus genoeg. Medewerking vragen is enkel relevant als er inderdaad veel veranderd zal worden, zoals introductie van thuiswerk, satellietkantoren en draadloze ICT.
Verhoog de geloofwaardigheid door een consequente uitvoering van de ideeën, maar hou rekening met opmerkingen vanuit de basis.
Verkrijg participatie door niet alleen te rekenen op informatie en communicatie, maar ook op praktische inzet. Stel een vertegenwoordiger aan per team, dienst of functiecategorie, zodat ten minste 10 à 15% van de werknemers actief in het inspraakproces betrokken is of én persoon een tiental collega's vertegenwoordigt en feedback geeft.
Leg duidelijke keuzes voor en peil naar voor- en nadelen of alternatieven.
Let op: een veranderingstraject brengt soms grieven naar boven die al jaren op de werkvloer leven. Geef medewerkers de kans om nu officieel hun zeg te doen in plaats van officieus in de wandelgangen.




FAQ bij kantoorinnovatie
Hoe weet ik waar iedereen zich bevindt?
Via mobiele telefoons, pc's en laptops kan aanwezigheid geregistreerd worden. Belangrijker is de vraag waarom men wil weten waar iedereen zit. Is het niet essentiëler dat iedereen altijd bereikbaar is?

Hoe kan ik controleren of iemand aan het werk is?
We moeten weg van het oude principe dat aanwezigheid op een bepaalde plaats ook betekent dat men werkt en afwezigheid wil zeggen dat er niet gewerkt wordt. Wil men competitief blijven, dan is de beoordelingsfactor niet zozeer tijd, maar wel resultaat.

Wie is verantwoordelijk voor de orde en netheid van wisselwerkplekken?
Het gemeenschappelijk gebruik van alle faciliteiten veronderstelt een grotere verantwoordelijkheid van de medewerkers. Iedereen moet zorgen dat de werkplek of de vergaderruimte netjes achterblijft. De aard van de inrichting en de afspraken moeten orde en respect stimuleren. Om dat te behalen, moeten de medewerkers betrokken worden bij de invoering van de nieuwe concepten en participeren in de voorbereiding van hun nieuwe organisatie.

Waar liggen nu mijn spullen die vroeger in mijn persoonlijk bureau zaten?
Hiervoor bestaan er verschillende oplossingen, van persoonlijke attachécases via flexikoffers tot rolwagentjes. Er worden ook gemeenschappelijke ruimtes voorzien met postbakjes, lockers, vestiaires en oplaadplaatsen voor mobiele telefoons.

Waar is nu mijn eigen plekje, mijn eigen territorium?
Dat is weg. Maar er komt wel een gemeenschappelijk, ruimer territorium voor in de plaats met meer faciliteiten, comfort en sociaal contact, zoals een koffie-, zit- of leeshoek. Er is nog plaats voor privacy in cockpits of gesprekskamers, maar die staan wel ter beschikking van meerdere gebruikers.

Waarom zou ik hieraan meedoen?
Als je gelooft dat de kans op het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen vergroot door het gebruik van informatie- en communicatiemiddelen, door tele-, team- en projectwerking, dan moet de werkorganisatie daar nu op afgestemd worden. Snel en gepast reageren op gewijzigde marktsituaties of nieuwe opportuniteiten kan maar als de mentaliteit en de werkmethodes van de organisatie en haar medewerkers hierop afgestemd zijn. Anders werken verhoogt niet alleen de efficiëntie, de productiviteit en de communicatie, maar moet ook bijdragen tot het plezier van werken in een vernieuwde werkomgeving.



VOORBEELDPROJECT 1: De flexibele, groeiende organisatie
Enkele feiten

Locatie: SD Worx, Antwerpen
Architect: Stramien (Van De Poel & Partners)
Meubilair: Bulo
Afgeleverd: eind 2001


Situatie
Door de sterke groei van de organisatie was een bijkomend kantoorgebouw nodig. Daarom werd een bestaand complex gerenoveerd en een nieuw gedeelte bijgebouwd. In het verleden ging die groei steeds gepaard met een fysieke verhuis van bureaus, kasten én medewerkers. Deze werkwijze kostte handenvol geld, bracht veel hinder met zich mee en verhoogde de kans op schade aan hardware en meubilair. Het gevolg was een nogal ongeordend kantoorlandschap. Men nam immers niet meer de tijd om bijvoorbeeld kabels zorgvuldig weg te werken. De bureaumeubels werden slechts gedeeltelijk voor het eigenlijke werk gebruikt. Het andere deel van het werkvlak werd in beslag genomen door stapeltjes dossiers, naslagwerken, postbakjes en dergelijke meer. Het opbergen van dossiers gebeurde meestal individueel zonder veel groepsoverleg. Hierdoor werd de informatie en de updates ervan dikwijls apart bijgehouden, wat leidde tot een te grote hoeveelheid kasten en een te belangrijk accent op persoonlijke ladeblokken.

Vraag
Een zo aangenaam mogelijk werkklimaat creëren met moderne en comfortabele werkplekken, maar dit in een werkomgeving die snel aangepast kan worden aan wisselende behoeften en diverse gebruikers. Er was ook vraag naar meer overlegruimte, zowel voor geplande als voor ad-hocvergaderingen. De kantoren werden immers zelf te veel gebruikt voor overleg, wat leidde tot een akoestisch probleem, omdat andere gebruikers in hun activiteiten werden gestoord.

Oplossing
Zolang hardware, telefonie en stroomvoorziening met kabels verankerd zijn aan een netwerk, heeft het weinig zin het meubilair te verplaatsen om in te spelen op de gevraagde flexibiliteit. Mensen daarentegen hebben wel het vermogen en de behoefte om zich te verplaatsen. Er werd geopteerd voor het concept van de mobiele medewerker in een goed georganiseerde en geordende, maar relatief vaste kantooromgeving. Medewerkers gebruiken dus steeds hun zelfde werkplek, maar zij weten dat - wanneer de organisatie wijzigt - zij een paar werkplekken kunnen opschuiven in een harmonicabeweging. Bureaus, computers en telefonie blijven staan en de medewerkers nemen even verderop plaats. Kasten zijn niet langer een persoonlijk bezit. Opbergen gebeurt op afdelingsniveau, waar een collectief klassement ter beschikking staat van de hele afdeling. Er zijn ladeblokken en lockers om de persoonlijke spullen, van draagbare pc tot fietsgerief, in op te bergen.

Meubilair
Drie verschillende proefopstellingen, die allemaal voldeden aan de filosofie vaste bureaus/mobiele medewerkers, werden op beperkte schaal gedurende drie maanden door medewerkers uitgeprobeerd. Zij noteerden alle voor- en nadelen in het gebruik, op basis waarvan de directie een beslissing nam. De keuze viel zo op de M2-reeks van Bulo. Door de vaste hoogte van de werkbladen ontstaat er een strak beeld in het open landschap. Voor individuele instellingen van de gebruiker is er een in de hoogte verstelbare voetensteun, die samen met de zithoogte van de stoel voor een juiste verhouding tussen blad- en zithoogte zorgt. Ondanks het compacte oppervlak van het werkblad (1x1 m) biedt het bureau veel comfort aan de medewerker: de brug fungeert als derde niveau waarop het scherm of een telefoontoestel kan geplaatst worden. De verschuifbare onderlegger laat toe dat het toetsenbord even naar achteren schuift om bijvoorbeeld papierwerk te verrichten. Het bureau biedt bewust weinig opbergruimte, zodat de medewerkers bijna verplicht worden om dossiers collectief te klasseren.

nr11
Verne
SD Worx: de meubelkeuze viel op de Bulo M2-reeks. Ondanks het compacte werkoppervlak biedt het bureau veel comfort: de brug fungeert als derde niveau waarop het scherm of een telefoontoestel kan geplaatst worden en de verschuifbare onderlegger laat toe het toetsenbord naar achteren te schuiven om papierwerk te verrichten. Er is bewust weinig opbergruimte, zodat medewerkers bijna verplicht worden om dossiers collectief te klasseren.
SD Worx bureaus

Voordelen

1. Dit levert een maximale invulling van de beschikbare kantoorruimte zonder inlevering aan persoonlijk comfort.
2. Het steeds wisselend inzetten van medewerkers kan opgevangen worden, zonder dat hiervoor telkens nieuwe bureaus dienen te worden voorzien.
3. De medewerkers zijn zich meer bewust van de tijdelijkheid van hun interventies en wennen aan flexibiliteit.
4. Dit is de ideale tussenstap naar een mogelijke vorm van wisselwerkplekken.
5. Er ontstaat een strak en geordend kantoorlandschap, waar kabels op een definitieve wijze opgeborgen worden in de meubelen.
6. Waar vroeger per afdeling reserve werd ingebouwd, kan deze nu veel kleiner zijn, omdat ze voor de hele organisatie dienstig is. Hierdoor is er meer collectieve ruimte vrijgekomen, bijvoorbeeld als koffiehoek voor een informele babbel.
7. Teamgebeuren en teamdenken worden gevoelig verbeterd.


Extra
van bij de start werden de plannen besproken in een multidisciplinair bouwteam met de belangrijkste uitvoerders van architect tot loodgieter, maar ook met kunstenaar Patrick Merckaert. Hedendaagse kunst maakt immers eveneens deel uit van het totale inrichtingsconcept. Merckaert noemt zijn kunst een ruimtelijke integratie, die een relatie vormt tussen het werk en de omringende ruimte, met inbegrip van de aanwezige mensen. Kunstobjecten werden in drie bewegingen (horizontaal, verticaal en interactief) in het gebouw geïntegreerd met als sleutelwoord communicatie. Verspreid over het gebouw werden horizontaal op ooghoogte 135 Engelse woorden aangebracht, die medewerkers én bezoekers uitnodigen om een verhaal op te bouwen. Op elke verdieping wordt men verwelkomd door een foto van een mannengezicht, dat met de liftreiziger verticaal meeschuift doorheen de verdiepingen in diverse emoties. Ten slotte bevindt zich verzonken in elk bureau een hoogstpersoonlijk boekje, waarin gepeild wordt naar het wezen van het individu, zijn gedachten, wensen, angsten en dromen. Ieder boekje heeft een duplicaat en die kopies vormen samen een centraal opgestelde glazen zuil, waaraan iedereen een eigen betekenisinvulling geeft.

(Met dank aan Patric Serverius van SD Worx en Inge Somers van Bulo.)

VOORBEELDPROJECT 2: Anders werken
Enkele feiten

Locatie: ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, departement Algemene zaken & Financiën, derde verdieping Boudewijngebouw, Brussel
Uitvoering: Dienst Gebouwen
Projectbegeleiding: Wice Consulting
Meubilair: Stulens
Timing: start hervormingstraject september 1998, start ingebruikname proefproject april 2000


Situatie
Oorspronkelijk werd de derde verdieping gebruikt door 80 werknemers. Een herschikking drong zich op, omdat in dezelfde ruimte nog heel wat meer medewerkers van andere afdelingen dienden gehuisvest te worden. Verder was er de vaststelling dat de traditionele hokjeshuisvesting vaak leidt tot leegstand van kantoren. Zo wezen metingen uit dat er gemiddeld een maximale bezetting van 80% was. Bovendien beantwoordde deze klassieke huisvesting niet langer aan de noden van de organisatie door de gewijzigde structuur en cultuur met onder meer een afplatting van de hiërarchie, meer responsabilisering en vooral meer team- en projectwerking.

Vraag
Het was een bewuste keuze van de secretaris-generaal om af te stappen van de traditionele kantoorinrichting en te starten met een proefproject Anders Werken, waarbij proces-, project-, teamwerking en telewerken geïntegreerd werden met behulp van digitale en mobiele informatica- en communicatiemiddelen. De kantooromgeving moest worden afgestemd op de verschillende werkvormen, met naast individueel ook team- en projectwerking. De kantoorinnovatie moest dus veel verder gaan dan de vervanging van individuele kantoorcellen door open landschappen en de invoering van office sharing of wisselwerkplekken.

Veranderingstraject
Eerst werd een projectgroep opgestart met alle betrokken partijen, met onder meer de verantwoordelijken Gebouwen, ICT, HR en de logistieke diensten. Hierna volgden er workshops per werkproces met leidinggevenden en materie-experts van de werkvloer om de inrichting nog beter af te stemmen op een meer digitale werking of inkorting van workflow en beslissingsprocessen. Zo kwam er een denkproces op gang, waarbij iedereen creatief nadacht over de eigen traditionele manier van werken. De betrokken medewerkers gingen ook geloven in het project, omdat men merkte dat er werd nagegaan welke behoeften er waren om tot een ideale werkomgeving te komen én dat er effectief rekening gehouden werd met de gemaakte opmerkingen. Ten slotte werd het plan getekend, een scenario uitgeschreven en met de werken gestart.

Resultaat
Op dezelfde oppervlakte werken er nu 180 in plaats van 80 personen. Er zijn 135 wisselwerkplekken, waarbij telkens twee of vier personen samen zitten. Niemand heeft nog een eigen, vaste werkplek: wie op kantoor binnenkomt, neemt zijn draagbare computer, draadloze telefoon en rolkoffer met de nodige dossiers en kiest een plaats, meestal binnen het team waarmee men samenwerkt. Daarnaast zijn er cockpits voor geconcentreerd werk, open en gesloten ruimtes voor een persoonlijk onderhoud of vergaderingen, opbergruimtes voor archief, lockers voor persoonlijke spullen, centrale postbakjes en oplaadstandaards voor de draadloze telefoons. Zelfs een hoekje met zetels of de koffieruimte kan gebruikt worden om te overleggen met collega's. Verder zijn er ontvangstbalies, een kitchenette en een hoekje voor rookpauzes. Ook leidinggevenden hebben niet langer een eigen bureau en zitten in de groep medewerkers van hun dienst.
Afspraken rond archiefbewaring leiden eveneens tot ruimtebesparing. Dossiers uit het levende archief die nog dagelijks of wekelijks gehanteerd worden, staan in gemeenschappelijke kasten per dienst; semi-levend archief verhuist naar een centrale ruimte in het gebouw; de niet meer geconsulteerde stukken worden buitenshuis bewaard.

Van de 180 personeelsleden zijn er 60 die structureel thuis telewerken, variërend van én dag per week tot halftijds. Daarnaast zijn er nog occasionele telethuiswerkers, bijvoorbeeld om een conceptuele nota te maken of bij een stakingsdag bij het openbaar vervoer. De structurele thuiswerkers krijgen naast hun laptop en gsm, een ISDN-aansluiting, maar ook een bureau met stoel zoals op kantoor. In het proefproject was er voor thuiswerk geen extra vergoeding voorzien.

Meubilair
Eenvoudig, praktisch en ergonomisch verantwoord meubilair. Tafels kunnen individueel in de hoogte worden aangepast.

Extra
De anonimiteit van het nieuwe kantoorlandschap is voor medewerkers soms een nadeel. Om dat euvel op te vangen, werden een schilder, een beeldhouwer en een grafisch kunstenaar aangezocht om persoonlijke elementen en voorkeuren te verwerken tot kunstwerken. Zo krijgen medewerkers het gevoel invloed te hebben op hun werkomgeving. Vakantiekiekjes of foto's van een teamdag, die vroeger aan de muur kwamen, worden nu tijdelijk op intranet gezet en zijn zo ook voor iedereen beschikbaar.



nr11
Verne
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap: niemand heeft nog een eigen, vaste werkplek. Wie op kantoor binnenkomt, neemt zijn draagbare computer, draadloze telefoon en rolkoffer en kiest een plaats, meestal binnen het team waarmee men samenwerkt. Tafels kunnen individueel in de hoogte worden aangepast.
Ministerie Boekhoudcel



Tevredenheid
De tevredenheid van de werknemers over het project Anders Werken nam toe tijdens de opeenvolgende enquêtes. De beoordeling evolueerde als volgt:

1. Na 3 maanden: 53% positief, 23% neutraal en 25% negatief.
2. Na 6 maanden: 64% positief, 20% neutraal en 16% negatief.
3. Na 12 maanden: 70% positief, 21% neutraal en slechts 9% negatief.



Werknemers waren het meest tevreden over:

1. Moderne werkomgeving/meubilair 23%
2. Informaticavoorzieningen 15%
3. Samenwerking met collega's 14%
4. Informele contacten met collega's 12%
5. Werksfeer 11%
6. Toegankelijkheid direct leidinggevende 7%
7. Mogelijkheid tot telewerken 7%
8. Klimaatregeling 5%



Over de volgende aspecten was men het minst tevreden:

1. Privacy 24%
2. Achtergrondlawaai 22%
3. Klimaatregeling 22%
4. Opbergruimte 10%.


De algemene werktevredenheidsscore ligt bij personeelsleden van de afdelingen met Anders Werken hoger dan in de andere diensten.

Voordelen
Na 3 maanden vond 41% van de werknemers dat Anders Werken zowel voordelen biedt voor henzelf, als voor het ministerie. Na 6 maanden werd dit 49% en na 12 maanden zelfs 60%. Men vindt dat deze werkorganisatie het teamwerk stimuleert, het groepsgevoel vergroot en de afstand tussen medewerker en chef verkleint. Positief ingestelden vinden dat hun territorium veeleer uitgebreid is (van én kantoor tot een volledige verdieping) in plaats van beknot. Leidinggevenden zijn veel toegankelijker en meer op de hoogte van wat er reilt en zeilt binnen hun dienst. Uiteraard is de toegewezen kantoorruimte niet langer meer een zichtbaar statussymbool. Er moeten wel meer afspraken gemaakt worden rond aanwezigheden, beschikbaarheid voor contact of overleg, maar ook over mogelijk (akoestisch) storend gedrag.

Besluit
De aanvankelijk kostenbesparende doelstelling om meer personen op dezelfde oppervlakte te huisvesten, werd niet alleen bereikt, maar nog aangevuld met belangrijke winstpunten op HR-vlak, zoals kennisdoorstroming, werkprocedures, samenwerkingsverbanden en telewerk. Door deze positieve resultaten besliste de Vlaamse regering dat deze manier van werken de norm wordt voor de toekomst.

(Met dank aan Peggy De Nil en Jo De Leenheer van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en Germain Verbeemen van Wice Consulting.)


Meer info

ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, site Anders Werken: http://internet.vlaanderen.be/personeelsbeleid/informatie/anderswerken/info
ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, site Boudewijnproject: http///www2.vlaanderen.be/ned/sites/anderswerken/index.html

Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen