< Terug naar overzicht

Internet en e-mail: lust of last?

Hoe e-mail en internetgebruik van medewerkers controleren? En wat als iemand de netiquette overtreedt?

In het artikel dat deze vragen uitvoerig beantwoordt in HR Square nr. 2 van maart 2003, is ook sprake van een gedragscode (policy) voor e-mail en internetgebruik op het werk. In de volgende aanvulling op dat artikel geven we een bruikbaar raamwerk om zo’n policy op te stellen:



Volgende acht items horen thuis in een gedragscode voor e-mail en internetgebruik. Aan u om deze aan te passen aan de noden van uw organisatie.



1. Doelstelling



Iedere medewerker moet weten:

- wat van hem verwacht wordt

- welke controles er zijn

- wat de sancties zijn bij misbruik

- bij wie hij terecht kan voor info of klachten



2. Algemeen kader



E-mailen en surfen is in principe alleen toegestaan voor de uitvoering van opgelegde taken. Personeelsleden moeten zich tijdens de diensturen volledig aan hun job wijden en mogen niet ongeoorloofd gebruikmaken van uitrusting of materiaal voor privé-doeleinden. Ongeoorloofd gebruik is ruimer dan illegaal gebruik. Het omvat onder meer ook het gebruik van e-mail en internet voor private of commerciële doeleinden of een gebruik dat de infrastructuur te zwaar belast.



3. Richtlijnen e-mailgebruik



- Virussen, hoaxen: bij twijfel of vermoeden van een virus- of hoaxrisico, mail niet openen maar IT contacteren.

- Kettingmails: niet meedoen aan verspreiding, hoe goedbedoeld ook, want dit zijn ideale virusverspreiders.

- Naam: e-mailadressen zijn strikt persoonlijk, fraude met namen of adressen is een strafrechtelijke inbreuk.

- Wachtwoorden: verander van wachtwoord bij vermoeden dat vertrouwelijkheid niet langer gegarandeerd is, nooit naam en wachtwoord van andere persoon gebruiken.

- Inkomende mail: enkel abonnementen op e-zines voor wat professioneel relevant is.

- Uitgaande mail: verspreiden van discriminerende boodschappen van welke aard ook kan strafrechtelijk vervolgd worden, de organisatie is niet verantwoordelijk voor misdrijven door medewerkers gesteld tijdens de uitoefening van hun taken.

- Vertrouwelijke informatie: e-mail leent zich niet voor vertrouwelijke communicatie, met een kleine manipulatiefout kan een bericht ongewenst bij de verkeerde persoon terechtkomen.



4. Richtlijnen internetgebruik



- Medewerkers krijgen toegang tot internet via loginnaam en paswoord.

- Deze toegang kan niet gedelegeerd worden.

- Betalende sites mogen niet geraadpleegd worden.



5. Controles



Om ongeoorloofd gebruik tegen te gaan zijn controles mogelijk, zoals:



- een globaal overzicht van gedurende een bepaalde periode bezochte websites, frequentie en volume van doorgezonden informatie, zonder daarbij het individueel gebruik vrij te geven. Bij een gegrond vermoeden van ongeoorloofd internetgebruik kan worden nagegaan wie bepaalde websites bezoekt.

- een overzicht van afzender, geadresseerde en grootte van de gedurende een bepaalde periode verzonden e-mailberichten, zoals deze na overbrenging op de server kunnen worden afgelezen

- isoleren of tegenhouden van verdachte berichten, zoals kettingmails en extreem omvangrijke e-mails die een congestie of vertraging van het netwerk kunnen teweegbrengen, alsook e-mails die besmet zijn met een computervirus



6. Sancties



Bij vaststelling van ongeoorloofd gebruik kan het management optreden met alle gepaste sancties (eventueel deze sancties opsommen).



7. Contactpersonen voor info of klachtenmelding



8. Akkoordverklaring



Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van deze policy en zich te houden aan deze afspraken (naam, e-mailadres, handtekening, datum).

Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen