< Terug naar overzicht

HR-automatisering. Eerst de administratie

Begin 2004 voerde het Belgische HR-dienstenbedrijf SD Worx een grootschalig onderzoek uit naar de automatisering van HR-processen in ons land. Alles omtrent administratie en payroll blijkt het meest geautomatiseerd. Een blik op de resultaten, die eind juni bekendgemaakt werden, geïllustreerd door twee markante getuigenissen uit de praktijk.

Op dinsdag 22 juni 2004 maakte HR-dienstenbedrijf SD Worx de resultaten bekend van een onderzoek (dat begin dit jaar uitgevoerd werd) over de toenemende automatisering binnen de HR-sector. Uit de studie blijkt dat informatisering de job van een HR-verantwoordelijke behoorlijk kan beïnvloeden. De (soms saaie) administratieve taken worden overgenomen door het systeem, terwijl er eindelijk weer tijd vrijkomt voor de leukere kanten van de job, de 'human' aspecten. "De studie kwam er eigenlijk op vraag van verschillende bedrijven. Maar ook voor ons was het interessant om het HR-landschap eens van nabij te bekijken en de situatie van vandaag in kaart te brengen", getuigt Hans Suijkerbuijk, directeur HR van het Kenniscentrum bij SD Worx. "Het onderzoek bevestigt dat HR-verantwoordelijken een no-nonsense kijk hebben op automatisering van HR-processen. Eerst komen de administratieve processen, dan budgetteren en opvolgen en dan pas de 'echte' HR-processen zoals het beheer van opleidingen. Functionaliteiten en gebruiksgemak zijn de belangrijkste beoordelingscriteria. En de HR-verantwoordelijken streven naar integratie van de verschillende systemen, hetgeen in de praktijk echter zelden lukt."

Automatiseringsgraad

De rangschikking van de automatisering van de grote HR-processen ziet er als volgt uit:


1. Personeelsadministratie en payroll: 43%.
2. Capaciteitsplanning en budget: 17%.
3. Personeelsplanning en budget: 15%.
4. Ontwikkeling en loopbaan: 11%.
5. Werving en selectie: 9%.
6. Performance management: 7%.
7. Competentiemanagement: 3%.


Top-10 van geautomatiseerde taken

Het onderzoek levert ook een rangschikking op van de meest geautomatiseerde specifieke taken:


1. Beheer van persoonsgegevens.
2. Berekening bruto-netto.
3. Tijdsregistratie.
4. Beheer van aan- en afwezigheden.
5. Simuleren en samenstellen van brutoloon.
6. Beheer van HR-gegevens.
7. Rapportering administratie en payroll.
8. Registreren en rapporteren van gevolgde opleidingen.
9. Rapporteren behoefteplanning en budgetten.
10. Rapporteren capaciteit en bezettingsplanning.


Deze top-10 bevestigt de algemene opmerking dat personeelsadministratie en de activiteiten omtrent payroll onmiskenbaar de grootste prioriteit genieten bij de automatisering in de HR-afdeling. Ook de hoge mate van automatisering van de rapportering valt op.
De tijd die vrijkomt door dit soort dingen te automatiseren en/of zelfs te outsourcen, is welkom voor de échte HR-taken, zoals rekrutering, personeelsselectie, opleidingen, performance management en competentiemanagement.

Meetbaar

De trend naar meer automatisering heeft nog andere aspecten aan het licht gebracht. Zo wordt het personeelsbeheer transparanter en beter 'meetbaar', waardoor de HR-verantwoordelijke een belangrijke speler wordt in het globaal bedrijfsbeleid. In plaats van het top-down beleid dat doorgaans één keer per jaar uitgestippeld wordt door de directie, kan de HR-manager precieze input geven, gebaseerd op harde feiten, en zo bijdragen aan het actief personeelsbeleid. Dat zal niet meteen lukken, natuurlijk. Het implementeren van een doorgedreven vorm van automatisatie is een complexe aangelegenheid, en bedrijven zullen zich behoorlijk moeten voorbereiden en reorganiseren. Even geduld dus, dat hoort er onvermijdelijk bij. De automatisering moet toch wel op een ietwat langere termijn bekeken worden om de grote return on investment te kunnen binnenrijven.

Grote ondernemingen

Het onderzoek toont ook een significant hogere automatiseringsgraad aan bij de grote ondernemingen en dit over alle HR-processen heen. Automatisering van de 'echte' HR-processen (zoals opleidingen, werving en selectie, performance management en competentiemanagement) komt zelfs vrijwel uitsluitend voor bij organisaties met meer dan 500 werknemers. Nog een opvallende vaststelling: de HR-automatiseringsgraad ligt het hoogst in productiebedrijven.

One-stop shopping

Nog opmerkelijk is dat HR-verantwoordelijken one-stop shopping prefereren: een standaardpakket aankopen bij één en dezelfde leverancier dus. De praktijk ziet er nochtans heel anders uit. In werkelijkheid gaat het vaak om een allegaartje van softwarepakketten.
Waar alle personeelsverantwoordelijken het unaniem over eens zijn, zijn de aankoopcriteria. Functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid zijn doorslaggevend. Pas daarna wordt gekeken naar integratie en budget.

Plannen en wensen

"Gevraagd naar hun plannen op het vlak van HR-automatisering, melden HR- verantwoordelijken vooral verdere initiatieven op het vlak van administratie, payroll en planning", zo leren we uit de conclusies van het onderzoek. Populaire projecten zijn HR-selfservicesystemen voor beheer van afwezigheden, statistieken voor managers in de lijn, tijdsregistratie en systemen voor personeelsplanning. En als er al even gedroomd mag worden: mocht geld geen rol spelen, dan droomt men van systemen voor ondersteuning van competentiemanagement en functieprofielen, personeelsplanning en vorming, training en opleiding.




Het onderzoek

Het onderzoek dat SD Worx begin 2004 opstartte, wilde de automatiseringstoestand bekijken binnen de HR-omgeving in Belgische bedrijven. Zowel in de privé-sector als bij de overheid werd er gepeild.
Aan de studie werkten 256 bedrijven mee: 51% privé-bedrijven uit een internationale groep, 11% privé-bedrijven binnen een Belgische groep, 26% zelfstandige, Belgische ondernemers en 12% overheidsinstanties.
Op basis van het personeelsbestand waren het 40% KMO's met minder dan 100 medewerkers, 40% middelgrote bedrijven met 100 tot 500 mensen en 20% grote organisaties met meer dan 500 werknemers.




AZ Groeninge
Automatiseren na een fusie

Een schoolvoorbeeld van een complex automatiseringsproject vonden we in het Algemeen Ziekenhuis Groeninge in Kortrijk.


Aanvankelijk telde de stad Kortrijk vier ziekenhuizen. In fasen zijn ze gefusioneerd. Ze hadden elk hun specifieke missie en cultuur, maar door te versmelten en de (financiële) krachten te bundelen, stonden ze sterker. Vandaar ook een universele aanpak inzake automatisering. Door de fusie ontstond AZ Groeninge, het tweede grootste ziekenhuis in Vlaanderen, met 2500 medewerkers (waaronder ongeveer 200 artsen) en een capaciteit van 1100 bedden.
Voorlopig zijn de verschillende ziekenhuizen nog actief op hun oorspronkelijke locatie. Tegen eind 2007 zal een eerste fase van de nieuwbouw klaar zijn. Ondertussen wordt gewerkt om het samenhorigheidsgevoel te versterken en het gespecialiseerd medisch aanbod te optimaliseren.
"Als je personeelsbestand meer dan 500 mensen telt, kan je niet anders dan automatiseren. Zeker in een ziekenhuisomgeving waar de personeelsdienst een bijzonder moeilijke taak heeft. Er zijn in de ziekenhuiswereld erg veel zaken waarmee je rekening moet houden. Denk maar aan de uiteenlopende niveaus, de verschillende werkschema's, het feit dat de medewerkers de klok rond werken, vakantieregelingen, vele deeltijdse contracten,... Tegelijk daarmee mag je ook de strategie en het kwaliteitsbeleid niet uit het oog verliezen", vertelt HR-directeur Marc Verpoort.

Ingehuurde projectleider

Vult Marc Van Uytven, directeur Financiën en Administratie (en in die zin ook verantwoordelijke voor IT) eraan toe: "Er werd een conceptueel model uitgewerkt. De functionaliteiten werden bekeken, er werden prioriteiten aangestipt en de gefaseerde deadlines werden bepaald. Je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk omschakelen. Payroll en budgetplanning – de 'harde' aspecten van HR – waren de klassieke eerste prioriteiten. Daarna zouden modulair de volgende stappen volgen. Het waren weken van nadenken en overleg met de betrokken partijen. Een projectleider huurden we in van SD Worx. Zo kregen we competentie en ervaring zonder onze eigen organisatie nog meer te moeten belasten."
Intern kregen de 'key users' de nodige opleiding om met de nieuwe software te leren werken. Bedoeling was nadien – in cascade – en volgens het 'train the trainer'-principe de anderen mee op te leiden. "Alle begin is moeilijk, maar er waren weinig problemen. De projectmatige aanpak was goed. We hadden wel duidelijke afspraken gemaakt over gedeelde verantwoordelijkheid, voor het geval dat er wat zou fout gaan", aldus Van Uytven.

Discipline om de job af te werken

"De mensen waren positief. Er waren soms problemen met de oude situatie, dus was het bijna uitkijken naar iets nieuws dat vlotter en beter zou functioneren. Een paar cijfers zijn interessant om de relatieve kosten eens te bekijken", getuigt Van Uytven. "Zo stelden we vast dat 25% van de geïnvesteerde tijd en de ingezette middelen ging naar software en hardware, 15% diende voor de opleidingen, 40% werd besteed aan het veranderproces en de overige 20% werd benut voor datamigratie. Studies bevestigen deze cijferverhoudingen."
Gaat Marc Verpoort verder: "De eerste fase van het automatiseringproject voor HR binnen AZ Groeninge is voltooid, we moeten nu de discipline hebben om de job verder af te werken. Eén ding is zeker: als we nù terugkijken naar de vroegere situatie, zijn we heel wat geruster. Alles draait stabiel en we hebben op geen enkel moment de indruk gehad niet alles onder controle te hebben. En dat geeft écht een goed gevoel."






DuPont
Steeds op zoek naar efficiëntie

Aanvankelijk reageerde niet iedereen enthousiast bij de HR-automatisering bij DuPont. Zou de 'human factor' niet verdwijnen bij die technologische aanpak? Hoe liep het af?


In de gouden jaren negentig dacht DuPont al na over de wijze waarop de efficiëntie van de personeelsdienst verbeterd kon worden. Toen had elk land waar het concern actief was zijn eigen personeelsdienst. Licht Flor Boeckx, HR-manager voor België en Luxemburg, toe: "Zelfs de verschillende vestigingen in één land hadden vaak een eigen personeelsverantwoordelijke. Het moest toch mogelijk zijn om binnen de Europese context tot een manier van werken te komen die uniform was, zodat al die meerkosten en die energie beter benut kon worden. De meeste administratieve taken werden wel uitbesteed, maar vooral organisatorisch koos DuPont voor de meest rendabele aanpak. Er werd een nieuw model uitgewerkt, waarbij de rollen en verantwoordelijkheden van Site-HR (lokale personeelsdienst), de business-HR, het dienstencentrum en het Centre of Expertise – de beleidscel, zeg maar – duidelijker afgelijnd waren."

Centralisatie in Spanje

Flor Boeckx: "Hoewel we tevreden waren over de service van ons extern sociaal secretariaat, was het intern uitvoeren van de payroll-activiteiten en daarna het migreren ervan naar ons dienstencentrum in Spanje, een eerste cruciale fase in dit project."
Els Deboutte, die de migratie leidde en coördineerde: "DuPont had op dat moment al een gecentraliseerd dienstencentrum voor Finance in Asturias, er was dus al infrastructuur en een callcenter. Ook de knowhow was al in huis. Het lag dan ook voor de hand dat we ook het HR-dienstencentrum centraliseerden in Spanje. Voor de keuze van de locatie speelden er nog factoren mee, zoals het gemakkelijk aantrekken van de nodige talenten. Op het vlak van taal, afstand en cultuur was het haalbaar en soms zelfs de ideale uitdaging voor jonge universitairen. Ze kregen op die manier een unieke kans om ervaring op te doen, een mooie referentie aan hun cv toe te voegen en een bijkomende, internationale dimensie te geven aan hun diploma. Het feit from scratch te mogen beginnen was voor velen ook net de kick. Momenteel zit er een ploeg in Spanje van 109 mensen, die tien nationaliteiten vertegenwoordigen, met een verdeling van 70% vrouwen en 30% mannen. Samen leveren zij de transactionele en payrolldiensten voor ongeveer 18.000 medewerkers van DuPont in heel Europa."

Geen loket meer

Door deze reorganisatie werden de plaatselijke personeelsdiensten afgeslankt, maar in België werd daarbij niemand ontslagen. Alle vroegere leden van de personeelsdienst konden elders aan de slag, binnen of buiten DuPont.
DuPont koos hierbij voor software van SAP. Voor rekrutering wordt gebruik gemaakt van RecruitSoft, wat een eerste stap is naar een selfserviceconcept. De schaalgrootte laat toe het standaardiseren van verschillende HR-processen doorheen Europa zo ver mogelijk door te voeren en het te ondersteunen met de nodige softwaretools.
"Er wordt inmiddels verder gewerkt aan en nagedacht over bijkomende uitbreidingen. Je kunt de hele operatie best vergelijken met wat er in de banksector gebeurd is en nog verder evolueert. Banken hebben hun loketfunctie zo goed als afgebouwd. En dat is eigenlijk net hetzelfde als wat wij gedaan hebben. De loketfunctie van de lokale HR-afdeling is naar Asturias verhuisd en daardoor 'virtueel' geworden. Ook bij ons waren er mensen die er echt moesten aan wennen, maar na verloop van tijd, kon iedereen het vinden met de nieuwe manier van werken", aldus Els Deboutte.

Menselijke factor

"De menselijke factor is natuurlijk nooit te vervangen door gesofisticeerde software of door een nieuw HR-model", beseft Flor Boeckx. "Dat is ook niet de bedoeling. Wie de behoefte heeft om face-to-face iets te bespreken, kan daarvoor nog steeds terecht bij onze lokale personeelsdienst. Daarnaast heeft iedereen bij DuPont één keer per jaar een 'discussion of contribution', in mensentaal 'een gerichte babbel met je directe supervisor'. Het is een 'live' gesprek, een dialoog waarbij elke medewerker feedback krijgt met over zijn prestaties, zijn manier van werken, alleen of in teamverband, zijn ingesteldheid en waarbij gepolst wordt naar motivatie en zin in nieuwe uitdagingen."
In een toekomstige fase zal de standaardisering en ondersteunende automatisering ook verder uitgebouwd worden op Europees niveau, naar een functionaliteit die 'successieplanning' en doorgroei moet ondersteunen. Vandaag kan de HR-verantwoordelijke een grotere bijdrage leveren aan de bedrijfsstrategie. Dat is één van de duidelijke trends en voordelen van de automatiserings- en centraliseringsevolutie.

Leuker nu?

Concludeert Flor Boeckx: "Dankzij de inspanningen in automatisering is een job binnen HR leuker geworden, al is leuker misschien niet echt het juiste woord. De administratieve ballast en routinematige activiteiten zijn alvast lokaal grotendeels weggevallen. We staan in die zin dichter bij de medewerkers, dat is waar, maar de coördinatie en de nieuwe manier van werken vereist een zeer goede coördinatie tussen alle rollen in het complete HR-model. Ook de kennisvereisten die aan de plaatselijke medewerkers worden gesteld, zijn uitdagender geworden." Kortom, automatisering zorgt dan toch voor een ingrijpende vernieuwing in HR.

Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen