< Terug naar overzicht

Hoe het to-do-lijstje uw productiviteit doodt

Vaak bestaat een to-do-lijst uit een mix van betekenisloze woorden en maanden oude testamenten van uitstelgedrag. Nochtans saboteren velen zichzelf onbewust door to-do-lijstjes op de foute manier op te stellen. Enkele tips om juist wél efficiënt aan de slag te gaan.

Schrijf het lijstje met de hand

Talloze apps zijn beschikbaar om makkelijk notities te nemen en een agenda bij te houden, maar probeer eens ‘old school’ te werk te gaan en gebruik pen en papier. Heel wat studies bevestigen immers dat het uitschrijven van zaken helpt om deze beter te leren of te memoriseren.

Een mogelijke verklaring: de daad van het neerschrijven benut verschillende hersenfuncties, wat een andere kans geeft om zich een weg naar het geheugen te banen. “Het is eigenlijk het verstrekken van een dubbele dosis geheugen”, stelt Bennett Bertenthal, professor Psychologie en Hersenwetenschappen aan Indiana University.

Wees zo specifiek mogelijk

Er is een sterke consensus bij de researchers en experts dat hoe specifieker en uitvoerbaarder een taak is op uw to-do-lijst, hoe meer kans er is dat je het daadwerkelijk zal doen. Dit komt door de cognitieve belasting: als je een to-do-lijst doorloopt en je ziet een vaag item, dan moet je nog een beslissing nemen hoe je dat precies zal aanpakken. Dat kan al voldoende werk opleveren voor de hersenen, zodat die taak in vakje ‘later’ terechtkomt.

“99 procent van de to-do-lijsten die ik heb gezien, zijn onvolledige lijsten van onduidelijke dingen”, zegt David Allen, productiviteitsconsultant en auteur van de megaseller ‘Getting Things Done’. “Je ziet op lijstjes zaken als ‘Moeder’ en ‘Dokter’ zonder enige duiding. Er moeten dus nog steeds beslissingen worden genomen. Wees daarom concreter en schrijf ‘Moeder bellen met een vraag over de belastingen’ en ‘Naar de dokter gaan om een voorschrift op te pikken’.

Ga voor hapklare brokken

Volgens John Williamson, een assistent-professor Neurologie aan de University of Florida, kan het helpen om je items te verdelen in kleinere, meer haalbare brokken. Zo maak je de taken beter uitvoerbaar en heb je gemakkelijker het gevoel van echte vooruitgang. Dat positieve gevoel maakt het makkelijker om vast te houden aan de to-do-lijst.

Maak er een gewoonte van

Als je van iets een succesvolle dagelijkse gewoonte kan maken - of het nu naar de fitness gaan is of een to-do-lijstje onderhouden - lijkt het steeds makkelijk en snel gedaan. Volgens Williamson gaan onze hersenen immers anders om met ‘automatische processen’ dan met eenmalige taken die afhankelijk zijn van aparte neurologische functies, en die veel meer aandacht en inspanning vragen om te voltooien.

“Herhaling is hoe je van een gecontroleerd naar een automatisch proces evolueert”, legt Williamson uit. “Zoals elke goede gewoonte, kan het handhaven van een to-do-lijst moeilijk starten, maar het wordt steeds makkelijker.”

Zorg dat het steeds raadpleegbaar is

Steeds wat taken op een nieuw lijstje beginnen neerschrijven omdat je je oorspronkelijke to-do-lijst niet op zak hebt, is geen goede werkwijze. Het is natuurlijk beter om zaken met de hand neer te schrijven, maar indien je op die manier een hele collectie aan to-do-lijstjes verzamelt op allerlei locaties, kan je toch maar beter voor een app op de smartphone opteren. ‘Clear’ is bijvoorbeeld zeer degelijk met zijn eenvoudige en elegante design. De gratis app ‘Evernote’ heeft dan weer als voordeel dat je het makkelijk kan synchroniseren met andere apparaten en platforms.

Ga de strijd aan met de ‘planning fallacy’

Het is gekend als de ‘planning fallacy’: het onderschatten van hoeveel tijd en moeite het kost om een taak gedaan te krijgen. Volgens Dan Goldstein, psycholoog en hoofdonderzoeker bij Microsoft Research, zorgt dat overdreven optimisme ervoor dat de items op de lijst maar niet afgewerkt geraken.

“Vraag jezelf beter eens af hoelang iemand anders over die taak zou doen. Die voorspellingen over anderen zijn immers accurater dan degene over onze eigen taken.” Deel de taak op in kleinere taken en ook dat zal je helpen om de benodigde tijd beter in te schatten.

Bron: Bloomberg Business (bloomberg.com)


Lees meer over

Geef als eerste een reactie

Om reacties te kunnen geven moet u inloggen
< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen