< Terug naar overzicht

Vergeet de onkostenvergoeding niet: Thuis werken kan geld kosten

Werknemers krijgen steeds meer de mogelijkheid om af en toe thuis te werken. Vaak gebeurt dat aanvankelijk sporadisch en evolueert het op informele wijze naar een meer structurele vorm van huisarbeid. Dat is echter niet vrijblijvend. Er moeten enkele formaliteiten worden nageleefd. Indien dit niet correct gebeurt, kan een sanctie tot 10 procent van het loon worden opgelegd.

Er is sprake van huisarbeid wanneer een werknemer arbeid verricht in de woonplaats of op een andere gekozen werkplaats, zonder dat hij onder het toezicht of de rechtstreekse controle van de werkgever staat. Dit hoeft niet noodzakelijk voor de volledige arbeidsduur te gelden, maar kan ook voor bijvoorbeeld één of meer dagen per week.

Voor huisarbeiders moet een specifieke arbeidsovereenkomst (of bijlage aan de bestaande overeenkomst) worden opgemaakt, ten laatste op het tijdstip waarop de huisarbeid een aanvang neemt. Hierin moeten enkele vermeldingen worden opgenomen, waaronder een regeling over de vergoeding van de kosten die verbonden zijn aan de huisarbeid (informatica, elektriciteit, verwarming, bureaubenodigdheden, …). Hoeveel en volgens welke verdeelsleutel de kosten van huisarbeid moeten worden vergoed, is niet bepaald. Het is enkel verplicht om hierover een afspraak in de arbeidsovereenkomst op te nemen. De werkgever moet uiteraard op zijn kosten de werkmiddelen ter beschikking stellen om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren, maar dit betekent niet dat zomaar alle kosten integraal moeten worden vergoed.
Indien er geen afspraak werd gemaakt, is de werkgever aan de werknemer een bedrag verschuldigd gelijk aan 10 procent van het loon als vergoeding van de kosten die aan huisarbeid verbonden zijn, tenzij de werknemer met stavingstukken aantoont dat de werkelijke kosten hoger liggen. Deze 10 procent wordt enkel berekend op het loon dat verhoudingsgewijze overeenstemt met het gedeelte van de arbeid die thuis wordt gepresteerd. Voor iemand die bijvoorbeeld twee dagen per week thuis werkt, wordt dit dus berekend op 2/5de van het loon.
Zeker wanneer huisarbeid spontaan ontstaat, wordt hier niet altijd aan gedacht. Werknemers die af en toe thuis werken en voor wie geen afspraak werd gemaakt, kunnen bij ontslag alsnog deze kostenvergoeding voor het verleden vorderen. Zij kunnen daarbij tot 5 jaar teruggaan.

WAT MET TELEWERK?

Die sanctie geldt niet voor telewerkers. Cao 85 van 9 november 2005 betreffende telewerk rept niet over die 10 procent. Een telewerker is een werknemer die werkzaamheden, die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten de bedrijfslocatie uitvoert met gebruikmaking van informatietechnologie. Het onderscheid tussen huisarbeid en telewerk is niet altijd even duidelijk en betreft voornamelijk het gebruik van ‘informatietechnologie’. Of het gebruik van een iPhone daartoe behoort, is alvast te betwijfelen.
De mobiele telewerker valt hier niet onder. Het gaat om werknemers voor wie de mobiliteit noodzakelijk deel uitmaakt van de wijze van uitvoering van de arbeidsprestaties (bijvoorbeeld verkopers, technische assistentie, inspecteurs). Voor hen gelden dus wel de regels inzake huisarbeid.

REGEL DE KOSTEN VAN HUISARBEID

Of er nu sprake is van huisarbeid of telewerk, indien de werknemer een deel van zijn arbeid systematisch thuis uitvoert, is het aan te bevelen om in (een bijlage aan) de arbeidsovereenkomst een duidelijke afspraak op te nemen over welke kosten al dan niet worden vergoed. Dit kan door het ter beschikking stellen van hulpmiddelen (laptop, internet abonnement, iPhone) of door betaling van een (al dan niet vaste) kostenvergoeding.
Dit biedt trouwens ook opportuniteiten: zo’n kostenvergoeding is geen loon, zodat er geen sociale-zekerheidsbijdragen of belastingen moeten worden ingehouden. In toepassing van de hierboven vermelde regel, aanvaardt de sociale inspectie dat een belastingvrije vaste kostenvergoeding van 10 procent van het loon wordt betaald. Misschien een piste voor een fiscaalgunstig voordeel.

De auteur, Jan Hofkens, is advocaat en partner in de ‘Employment, Pensions & Benefits’-praktijk bij Lydian. Hij schreef deze tekst als lid van de adviesraad van HR Square.


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen