< Terug naar overzicht

Nieuwe wetgeving: Recruitment en GDPR

Het rekruteringsproces moet nu ook de spelregels van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG/GDPR) naleven. Wat betekent dat concreet? Een bijdrage van Isabel Plets, OF Counsel in de ‘Employment, Pensions & Benefits’-praktijk bij Lydian.

Werkgevers die de mogelijkheid bieden om online te solliciteren, moeten erop toezien dat hun sollicitanten geïnformeerd worden over welke persoonsgegevens voor welke doeleinden worden gebruikt. Aan te raden is om online een link te voorzien naar een informatiedocument waarin minstens is opgenomen welke persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld contactgegevens, persoonlijke details, taalkennis, opleiding, cv en motivatiebrief. Tevens wordt er vermeld waarom de gegevens worden verwerkt, op welke rechtsgrond de verwerking is gebaseerd (uitvoering van een contract, toestemming of gewettigd belang) en welke rechten de sollicitant (op welke wijze) kan uitoefenen.

En online?

Een werkgever kan alleen maar gebruik maken van informatie op publieke sociale media tijdens het recruitmentproces, voor zover het kennen van deze informatie relevant is voor de functie en voor zover de sollicitant daarvan is geïnformeerd (bijvoorbeeld in een jobadvertentie). Een algemene backgroundscreening van alle sollicitanten voor alle functies is om dezelfde reden niet toegelaten. Hetzelfde geldt voor het uittreksel uit het strafregister: dat is slechts zeer beperkt toegelaten voor bepaalde functies in sommige sectoren (bijvoorbeeld de financiële sector).

De verwerking van online-sollicitaties zonder menselijke tussenkomst kan profilering omvatten. In dat geval moet de sollicitant steeds de mogelijkheid hebben om uitleg te krijgen over de beslissing (om hem/haar niet uit te nodigen voor een interview), om zijn/haar standpunt kenbaar te maken, om een menselijke tussenkomst te vragen en om de beslissing aan te vechten. Het is aan te raden om in het recruitmentproces steeds een menselijke beoordeling in te bouwen.

Hoelang bijhouden?

In beginsel kan een werkgever de persoonsgegevens maar bijhouden voor de duur van de beoordeling van de kandidatuur. Zodra dit proces is afgelopen en er geen aanwerving tot stand is gekomen, moeten de persoonsgegevens worden verwijderd.

Gegevens kunnen wel langer worden bijgehouden om een recruitmentpool aan te leggen, maar daarvoor is de uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant nodig. Dat kan bijvoorbeeld door vooraleer de sollicitant gebruik maakt van de online-recruitmenttool, hij eerst al dan niet zijn toestemming uitdrukkelijk moet aanvinken over de opname in de recruitmentpool. Wanneer de sollicitant een antwoord per e-mail ontvangt, kan deze vraag blijken uit de e-mail.

Zelfs wanneer een recruitmentpool wordt aangelegd, kunnen de persoonsgegevens niet voor eeuwig worden bijgehouden. Een duidelijke termijn is nergens bepaald, maar 1 à 2 jaar lijkt daarvoor als redelijk te worden beschouwd.

In het register

Elke verwerking in het kader van recruitment moet worden opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten. Afhankelijk van de grootte van de onderneming en de hoeveelheid van de te verwerken gegevens, kan dat worden geregistreerd als een aparte verwerking of worden geïntegreerd in de verwerkingsactiviteit personeelsbeheer.

Werkt een werkgever samen met recruitment- en selectiebureaus, dan is het van belang dat afspraken worden gemaakt over de bescherming van de persoonsgegevens. In principe zijn de bureaus te beschouwen als verwerkers, aangezien zij in de meeste gevallen persoonsgegevens namens de werkgever zullen verwerken.
De GDPR verplicht om een schriftelijke overeenkomst op te stellen waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over de bescherming van de persoonsgegevens. Die overeenkomst is een eerste stap, maar elke verwerkingsverantwoordelijke moet er ook op toezien dat de verwerkers de regels van de GDPR naleven. Een positief auditverslag kan bijvoorbeeld aantonen dat een verwerker GDPR-compliant werkt.

■ De auteur, Isabel Plets, is OF Counsel in de ‘Employment, Pensions & Benefits’-praktijk bij Lydian. Zij schreef deze tekst als lid van de adviesraad van HR Square.


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen