< Terug naar overzicht

KPI’s werken beter in organisaties waar men vooruit wil (Wouter Van den Berghe, Kluwer Opleidingen)

Key Performance Indicatoren (KPI’s) kunnen inzicht bieden en je helpen de juiste beslissingen te nemen voor je onderneming, maar als ze niet goed gedefinieerd zijn, kunnen ze ook een last vormen. Over het wat, hoe en waarom van KPI’s valt dus heel wat te leren. Expert Wouter Van den Berghe, trainer bij Kluwer Opleidingen, geeft alvast enkele tips.

Drie categorieën

De omzet, het aantal klanten, de gemiddelde doorlooptijd, het aantal fouten in de afgewerkte producten – allemaal voorbeelden van klassieke KPI’s. Indicatoren kunnen verschillende vormen aannemen. Wouter Van den Berghe deelt ze op in drie categorieën:

  • 1. Doelindicatoren: KPI’s die aangeven of, of in welke mate, je je doelstellingen aan het behalen bent.
  • 2. Procesindicatoren: KPI’s die helpen te monitoren of de processen onder controle zijn, of de kwaliteit en efficiëntie op het gewenste niveau zitten.
  • 3. Organisatie-indicatoren: een heterogene groep indicatoren die betrekking hebben op de prestaties van de organisatie in haar geheel, zoals naambekendheid, absenteïsme, het aantal creditnota’s en dergelijke meer.
KPI’s beperken

Het advies dat Wouter Van den Berghe als consultant het vaakst heeft gegeven, is het aantal KPI’s te beperken. “KPI’s moeten slaan op de belangrijkste zaken. Er zijn weinig functies of verantwoordelijkheden die nood hebben aan meer dan vijf KPI’s. Drie tot vijf is dus meestal voldoende op individueel niveau. In grote, complexe organisaties ligt het maximum voor een hoge functie zoals algemeen directeur op twintig. Eigenlijk is dat het algemene maximum, want indicatoren vergen tijd. Je moet ze op regelmatige basis verzamelen, verwerken, bespreken, delen en er feedback op ontvangen. Als er te veel zijn, dan lukt dat niet meer.”
Wouter Van den Berghe pleit ervoor KPI’s zo te definiëren, dat ze zo lang mogelijk meegaan. “Elke KPI heeft een soort halfwaardetijd: de relevantie neemt geleidelijk aan af. Soms moet je dus een compromis sluiten op het vlak van nauwkeurigheid om een KPI langer te laten meegaan. Als er te veel producten weggegooid worden door fouten, dan moet men daar iets aan doen en kan men dat in een KPI gieten. Maar als het probleem is opgelost en de toestand is stabiel, dan kan men de situatie verder opvolgen zonder dat daar een KPI aan gekoppeld hoeft te zijn.”

Wanneer niet?

Organisaties in volle verandering moeten voorzichtig omspringen met het definiëren van hele reeksen KPI’s, omdat het al heel snel zinloos wordt de indicatorwaarden met elkaar te vergelijken. Daarnaast waarschuwt Wouter Van den Berghe dat indicatoren niet mogen ingezet worden om te bestraffen. “Het werkt gewoon niet wanneer men KPI’s wil gebruiken om grote problemen aan het licht te brengen of om aan te tonen dat het niet goed gaat. Dan gaat men culpabiliseren en ontstaan er kampen. KPI’s werken veel beter in organisaties waar er niet te veel spanningen zijn, waar zelfkritiek aanvaard wordt en men vooruit wil.”

■ Bron: Kluwer Learning Blog: http://blog.opleidingen.wolterskluwer.be/kpis-werken-beter-in-organisaties-waar-men-vooruit-wil/


De auteur, Wouter Van den Berghe, is trainer bij Kluwer Opleidingen. In december 2011 verscheen zijn boek ‘Het juiste cijfer’ over de ontwikkeling en het gebruik van indicatoren. Hij schreef deze tekst als lid van de adviesraad van HR Square.


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen