< Terug naar overzicht

General Data Protection Regulation (GDPR): 3 redenen waarom dataprivacy belangrijk is voor HR

U werkt in HR. Moet u zich dan druk maken over dataprivacy? Daar zorgen uw IT-collega’s toch voor? U heeft het al druk zat. Helemaal waar. Toch is het zeker van belang goed na te denken over de dataprivacy van uw medewerkers en sollicitanten. Want u kunt nog zo’n aantrekkelijke werkgever zijn, als gegevens van sollicitanten of werknemers door een hack op straat liggen, heeft u wel een issue. Een probleem met een forse impact.

Data worden steeds belangrijker. Alles wordt vastgelegd. Omdat we er veel van kunnen leren. Omdat het inzichten geeft. Zeker nu we vrijwel alles online afhandelen, is data opslaan een fluitje van een cent. En met de vele sollicitaties die jaarlijks worden ontvangen, heeft ook de gemiddelde HR-afdeling een berg persoonlijke gegevens ter beschikking. Dat brengt ook risico’s met zich mee …

Reden 1: een datalek heeft vanaf 2018 nog grotere gevolgen dan nu

Op 25 mei 2018 treedt nieuwe GDPR-wet (General Data Protection Regulation) in werking in de EU. En die heeft nogal wat impact. Zo moet u een datalek binnen 72 uur bij de juiste autoriteit melden en iedereen die is benadeeld, persoonlijk informeren. Doet u dat niet, dan is de kans groot dat u een boete krijgt, die kan oplopen tot maximaal 20 miljoen euro of 4 procent van de jaarlijkse wereldomzet. Dat is al aanzienlijk. Maar er is een nog veel groter risico: de media. Want als die lucht krijgen van de datalek, is de kans groot dat het imago van uw bedrijf een flinke deuk oploopt.

Reden 2: dááág, candidate experience

‘Candidate experience’ is een kostbaar goed. U investeert er waarschijnlijk al veel tijd en moeite in. Al met al kost het jaren om een waardevolle positionering ten opzichte van werknemers en sollicitanten op te bouwen en deze te perfectioneren. En dus moet u er alles aan doen om die positieve ervaring te beschermen. Anders kunt u opnieuw beginnen. Ook in dit kader moet een datalek voorkomen worden.

Reden 3: persoonlijke data moeten altijd beschikbaar en opvraagbaar zijn

Als u momenteel software gebruikt die aan de toekomstige regelgeving voldoet, wil dat nog niet zeggen dat u rustig achterover kunt leunen. Want de persoonlijke data die u heeft verwerkt, moet u ook jaren later nog kunnen terugvinden. Het recht op transparantie, op correctie en op verwijdering beschermt de privacy. Als iemand, bijvoorbeeld, zeker wil weten dat bedrijf X zijn sollicitatiegegevens niet meer in bezit heeft, kan hij om inzage vragen. Bovendien moeten mensen toegang hebben tot gegevens die ze ooit aan uw bedrijf gaven, zodat ze die kunnen doorspelen aan een andere organisatie. En daar komt nogal wat bij kijken.

Praktische handleiding als voorbereiding op de nieuwe wetgeving

Om u te helpen, heeft Talentsoft een handleiding over de GDPR opgesteld. Aan de hand van de vijf P’s (Protocol, Personeel, Proces, Product, Programma) leert u wat de beste benadering is van deze nieuwe wetgeving. U krijgt inzicht in de gevolgen van deze wet voor uw werkveld en in de noodzakelijke acties die u moet nemen om goed voorbereid te zijn. Hierbij alvast de meest praktische tips waarmee u nu al kunt beginnen:

  • Tip 1: intern dataspeurwerk. Ga na welke data u verwerkt (personeelsdata, kandidaatsgegevens), wie toegang heeft tot deze data, waarom en hoelang deze data worden bewaard.
  • Tip 2: stel een bewerkersovereenkomst op.
  • Tip 3: maak een pivacypolicy A4’tje (dan heeft u alvast een begin gemaakt).
  • Tip 4: denk na en schets een ‘Stel dat …’-scenario.
  • Tip 5: organiseer een Privacy Day, waarbij u medewerkers een update geeft over de nieuwe wet en meteen oude gegevens van computers laat verwijderen.

Lees voor verdieping over de nieuwe GDPR voor HR en de uitgebreide uitleg over de 5 P’s onze whitepaper. Deze is te downloaden via: pages.talentsoft.com/NL-Whitepaper-GDPR-Download

 ■ De auteur, Henri Kympers, is Sales Manager Belgium & Luxembourg bij Talentsoft Learning. Hij schreef deze tekst als lid van de adviesraad van HR Square.


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen