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Voyage d’affaires en Belgique

Quelles formalités pour un ressortissant étranger? Réponse avec Jérôme Deumer (Claeys & Engels)

Les personnes non-ressortissantes d’un Etat membre de l’Espace Economique Européen (EEE) ont-elles besoin d’un visa ou d’un permis de travail pour effectuer un voyage d’affaires en Belgique ? Combien de temps peuvent-elles séjourner en Belgique ? Faut-il effectuer une déclaration Limosa ?

Afin de répondre à ces questions, une distinction capitale doit être effectuée entre le droit pour ces personnes d’entrer sur le territoire belge et d’y séjourner, et le droit pour ces mêmes personnes de travailler en Belgique. Si le droit d’accès au territoire et de séjour est réglementé au niveau fédéral, le droit de travailler en Belgique est réglementé par les entités régionales depuis le 1er juillet 2014.

Le ressortissant étranger a-t-il besoin d’un visa pour entrer en Belgique ?

Les personnes qui ne sont pas ressortissantes d’un Etat membre de l’EEE ont en principe besoin d’un visa « Schengen » pour entrer dans l’espace Schengen, et donc en Belgique.

La demande de visa doit être effectuée auprès de l’ambassade du consulat belge compétent dans le pays où la personne réside légalement. Afin d’obtenir ce visa, cette personne doit apporter la preuve du fait qu’elle souhaite voyager en Belgique pour des raisons professionnelles, en produisant par exemple l’invitation d’une société belge à participer à une réunion, les documents établissant sa participation à un congrès ou l’existence d’une relation commerciale avec une société belge, etc.

On notera qu’un certain nombre de ressortissants étrangers (dont les australiens, les américains, les canadiens, les brésiliens, les japonais, etc.) sont dispensés de cette obligation de visa : ces ressortissants peuvent entrer dans l’espace Schengen sur base de leur seul passeport national.

Combien de temps le ressortissant étranger peut-il légalement séjourner en Belgique ?

Que le ressortissant étranger ait ou non besoin d’un visa afin d’entrer dans l’espace Schengen, il ne pourra légalement séjourner sur le territoire des Etats membres de l’espace Schengen que maximum 90 jours au cours d’une période de 180 jours. Chaque jour passé en Belgique ou dans tout autre Etat de l’espace Schengen durant cette période de 180 jours s’impute donc sur le quota de 90 jours.

Le ressortissant étranger a-t-il besoin d’un permis de travail ?

Une fois autorisé à entrer et à séjourner en Belgique (pour une durée de maximum 90 jours sur une période de 180 jours), on pense souvent qu’aucune autre démarche ne doit être entreprise.

Ce n’est toutefois pas nécessairement le cas : le fait que le ressortissant étranger soit dispensé de l’obligation d’obtenir un visa ou qu’il ait obtenu ce visa ne lui donne pas automatiquement le droit de pouvoir effectivement exercer ses activités professionnelles sur le territoire belge.

Il est donc nécessaire de vérifier, au regard de la réglementation régionale applicable (Bruxelles, Wallonie, Flandres) si le ressortissant étranger peut être dispensé de permis de travail.

Actuellement, une telle dispense existe dans les trois régions du pays lorsque le travailleur participe à des « réunions en cercle restreint », telles des négociations contractuelles avec un client, des entretiens d’évaluation de travailleurs, des réunions stratégiques dans les multinationales, etc.

Cette dispense de permis de travail ne vaut toutefois que pour 60 jours par année civile et à concurrence de maximum 20 jours consécutifs par « réunion ». Dès que cette limite est atteinte, le ressortissant étranger devra solliciter et obtenir un permis de travail de la part des autorités régionales compétentes : le fait qu’il soit toujours autorisé à séjourner en Belgique n’a aucune incidence.

La seule possibilité pour le ressortissant d’échapper à cette obligation consiste alors à se fonder sur une autre cause de dispense de permis de travail. Ainsi, le représentant de commerce, qui a sa résidence principale à l’étranger, est dispensé de permis de travail en Belgique s’il se contente d’y visiter des clients pour le compte d’une entreprise établie à l’étranger, sans succursale en Belgique.

Faut-il effectuer une déclaration LIMOSA ?

En principe, une déclaration LIMOSA doit être effectuée pour toute personne venant temporairement travailler en Belgique et qui n’est pas assujettie à la sécurité sociale belge. Une dispense de déclaration est toutefois prévue pour les travailleurs venant participer à des réunions en cercle restreint (sous les conditions de durée rappelées ci-avant), assister à des congrès scientifiques, et pour les hommes d’affaires indépendants séjournant moins de 5 jours par mois en Belgique.

Jérôme Deumer
Avocat - Claeys & Engels

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