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Nouvelles indemnités forfaitaires

Répertoriées par le SPF Affaires étrangères, elles sont considérées comme des remboursements de frais propres à l’employeur.

La nouvelle liste des indemnités forfaitaires journalières que le SPF Affaires étrangères accorde aux membres de son personnel en cas de séjours à l'étranger a été approuvée par arrêté ministériel du 23 mars 2015, indique le cabinet d’avocats Claeys & Engels. Ces indemnités journalières couvrent les différents coûts afférents aux repas et autres menues dépenses, pour lesquels il est difficile de produire un justificatif. Les coûts de logement et de déplacement, à savoir l'aller et le retour, ne sont pas couverts par ces indemnités.

Tant le fisc que l'ONSS considèrent que ces indemnités forfaitaires journalières, si elles sont accordées par un employeur du secteur privé, constituent des remboursements de frais propres à l'employeur exemptés d'impôts et de cotisations de sécurité sociale.

La nouvelle liste, qui entre en vigueur à partir du 1er avril 2015, différencie comme précédemment les indemnités forfaitaires journalières pour la "catégorie 1" et celles pour la "catégorie 2" (montants inférieurs). Ce système est, en principe, applicable en cas de "courts séjours" à l'étranger, c'est-à-dire les séjours de maximum 30 jours calendrier. Toutefois, le fisc (dans sa circulaire du 10 octobre 2013) et l'ONSS (dans ses "Instructions") acceptent que les indemnités journalières soient également considérées comme un remboursement exempté en cas de séjour de plus de plus de 30 jours calendrier si :

- le montant maximum de l'indemnité est celui de la "catégorie 2" (montant inférieur) ;
- la (même) mission est de plus de 30 jours calendrier successifs avec un maximum de 24 mois ;
- l'attribution ou le paiement cesse en cas d'établissement définitif à l'étranger du travailleur ou du dirigeant d'entreprise concerné.

Enfin, nous vous rappelons que le fisc, dans sa circulaire du 15 avril 2011, a précisé que les indemnités journalières forfaitaires susmentionnées ne sont pas applicables aux travailleurs ou dirigeants d'entreprise pour qui les déplacements de et vers l'étranger font partie "de l'activité journalière habituelle".

Point d'action

A partir du 1er avril 2015, vous pouvez appliquer le nouveau montant des indemnités forfaitaires journalières en cas de missions à l'étranger (voir la nouvelle liste).

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