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Accords fiscaux sur les indemnités forfaitaires de frais

Le service de ruling est désormais seul compétent pour les indemnités forfaitaires relatives aux frais propres à l’employeur

L’administration fiscale a confirmé au cabinet d’avocats Claeys & Engels que les instructions internes avaient officiellement été modifiées depuis ce 1er mai 2016, avec notamment pour conséquence que seul le service des rulings pourra encore se prononcer au sujet des indemnités forfaitaires de frais. Ainsi, il ne sera désormais plus possible de conclure un accord à cet égard avec votre contrôle local.

Les indemnités que l’employeur paie aux travailleurs comme remboursement de frais propres à l’employeur ne constituent pas une rémunération imposable. Aucune disposition légale ne détermine ce que visent précisément les termes « frais propres à l’employeur ». Il s’agit de dépenses qui sont en principe à la charge de l’employeur et que le travailleur a encourues d’une manière ou d’une autre dans le cadre de son activité. Ces frais peuvent lui être remboursés soit sur une base réelle (sur base de pièces justificatives), soit sur une base forfaitaire.

Beaucoup d’entreprises choisissent de rembourser ces frais sur une base forfaitaire. Le montant de l’indemnité forfaitaire de frais dépend principalement de la fonction exercée par le travailleur et des tâches qu’il remplit au sein de l’entreprise. Pour éviter tout risque de requalification en rémunération imposable, il était possible, jusqu’à présent, d’introduire une demande de ruling auprès du service des décisions anticipées ou une demande d'accord auprès du contrôle local.

Depuis un certain temps, les contrôles locaux indiquent que les demandes d’accords, de même que les demandes de prolongation des anciens accords, doivent désormais être soumises au service des rulings. Il nous a été confirmé que l’administration fiscale a officiellement mis en place cette manière de fonctionner à partir du 1er mai 2016.

Ainsi, il ne sera désormais plus possible d’obtenir un accord auprès de votre contrôleur local concernant les indemnités forfaitaires de frais. Pour des raisons d’uniformité, ces dossiers seront uniquement traités par le service des rulings. En outre, le service des rulings a déterminé un ensemble de lignes de conduite et tend à uniformiser les montants par fonction et par secteur. Il a publié un modèle de demande de ruling sur son site web, qui indique quelles informations il souhaite recevoir. Le service des rulings demande, de cette manière, d’introduire une demande précise et bien documentée. Nous vous conseillons donc de démarrer à temps la préparation de votre demande de ruling.

> Point d'action: Prenez-vous à temps pour votre demande de ruling relative aux indemnités forfaitaires de frais. Si vous avez conclu un accord dans le passé avec votre contrôle local, sachez que vous ne pourrez plus obtenir une éventuelle prolongation. Si le délai d’application de l’accord existant que vous avez obtenu arrive bientôt à échéance, vous devez alors entamer une procédure auprès du service des rulings. Tenez en outre compte du fait que la commission de ruling semble assez stricte et tend à une certaine uniformité concernant les indemnités de frais.

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