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Saint-Nicolas, puis Noël et Nouvel An: attention à bien gérer les petits cadeaux

Chèques-cadeaux, bouteilles de vin, jouets pour les enfants: vous souhaitez gâter vos travailleurs en cette fin d'année? Ces petits cadeaux au personnel constituent également des cadeaux sociaux et fiscaux si vous respectez les modalités spécifiques d'attribution et n'excédez pas certains montants, rappelle Securex. Le point à la veille du passage du Grand Saint.

Bien que les conditions soient formulées différemment sur le plan social et sur le plan fiscal, elles sont dans les faits assez similaires. Dans la plupart des cas, les avantages qui ne sont pas soumis aux cotisations de sécurité sociale sont également exonérés d'impôt. Pour une information complète sur le sujet, nous élargissons le contenu de cette actualité à tous les petits cadeaux donnés au cours d'une année.

Un régime social sans cotisations ONSS

Les cadeaux en nature, en espèces ou sous la forme de bons de paiement (chèques-cadeaux) ne constituent pas de la rémunération. Ils ne sont donc pas sujets à cotisations sociales sous réserve du respect de deux conditions relatives: d'une part, à la circonstance de l'octroi et, d'autre part, au montant du cadeau.

Ô Grand Saint-Nicolas, apporte-nous des cadeaux de faible valeur…

Quatre catégories d'événements peuvent donner lieu à l'octroi de cadeaux non soumis aux cotisations sociales. Pour ce faire, des montants maxima doivent également être respectés. Il s'agit de cadeaux distribués:
- lors de la Saint-Nicolas, Noël ou Nouvel-An. Le montant total ne doit pas dépasser 35 euros par an et par travailleur avec un montant supplémentaire de maximum 35 euros par an et par enfant à charge du travailleur;
- lors de la remise d'une distinction honorifique si le montant annuel total ne dépasse pas 105 euros;
- lors du départ à la retraite si le montant est de maximum de 35 euros par année de service, avec un minimum de 105 euros et un maximum de 875 euros;
- à l'occasion du mariage ou de la déclaration de cohabitation légale lorsque le montant total n'excède pas 200 euros.
Des cadeaux en nature, en espèces ou sous forme de chèques-cadeaux sont acceptés pour ces 4 catégories d'événements.

… et des chèques-cadeaux qui remplissent les conditions!

Les chèques-cadeaux doivent, pour leur part, respecter les conditions supplémentaires suivantes:
- ils ne peuvent être échangés qu'auprès d'entreprises ayant passé au préalable un accord avec l'émetteur des titres ;
- ils ont une durée de vie limitée ;
- ils ne peuvent être remboursés en espèces au bénéficiaire.

Les sanctions

En cas de non-respect des conditions énumérées ci-dessus, la totalité du montant du cadeau est soumise à cotisations. Cette règle ne concerne pas les cadeaux ou chèques de mariage pour lesquels seule la partie qui dépasse le montant autorisé (200 euros), fait l'objet du versement de cotisations sociales.

Le régime fiscal doit s'envisager: dans le chef du bénéficiaire (exonération); dans le chef de l'employeur (déductibilité). De plus, afin de pouvoir être considérés comme des avantages exonérés, les petits cadeaux doivent répondre aux conditions suivantes:

- ils doivent être de faible valeur;
- ils doivent être octroyés dans des circonstances spécifiques;
- ils doivent être accordés dans un but social évident et/ou dans le but d'améliorer les rapports entre les membres du personnel et de renforcer les liens de ceux-ci avec l'entreprise;
- tous les membres du personnel doivent pouvoir bénéficier du même avantage.

Pas de cadeau empoisonné pour le bénéficiaire

En principe, toute contrepartie directe ou indirecte du travail au service de l'employeur doit être considérée comme de la rémunération soumise au précompte professionnel et à l'impôt. Par exception, certains de ces revenus en sont exonérés, notamment les avantages sociaux lorsque des exigences strictes sont respectées. Il doit s'agir:
- soit d'avantages collectifs octroyés de façon telle qu'il n'est pas possible de déterminer le montant effectivement obtenu par chacun des bénéficiaires (participation des membres du personnel, leur partenaire et leurs enfants à une fête de Saint Nicolas, mise à disposition gratuite de boissons pendant les heures de travail, etc…);
- soit d'avantages qui peuvent, au contraire, être individualisés par bénéficiaires, mais qui n'ont pas le caractère d'une véritable rémunération car ils constituent un secours dans des circonstances exceptionnelles (assurance soins de santé);
- soit de menus avantages ou des cadeaux d'usage obtenus à l'occasion ou en raison d'évènements sans rapport direct avec l'activité professionnelle (cadeaux de Saint Nicolas, prime de mariage ou d'ancienneté, etc…). Un avantage ou un cadeau est considéré comme de faible valeur s'il ne dépasse pas 50 euros).

L'avantage peut prendre diverses formes: cadeaux en nature, en espèce ou encore bon de paiement (chèques-cadeaux ou chèques-cinéma). Si les conditions précitées ne sont pas respectées, la totalité de l'avantage sera imposée comme de la rémunération ordinaire. Seules exceptions : les primes de mariage et les primes d'ancienneté:

- pour les primes de mariage, seul ce qui excède 200 euros sera considéré comme du revenu imposable ;
- pour les primes d'ancienneté, seul le montant qui excède une à deux fois le salaire brut mensuel selon, respectivement, que le travailleur a atteint 25 ou 35 années de service, sera considéré comme du revenu imposable.

Père Noël aussi déduit ses frais

En principe, les petits cadeaux exonérés ne sont pas déductibles comme frais professionnels dans le chef de l'employeur. Par exception, l'administration fiscale considère que certains avantages limitativement cités, sont considérés comme des frais professionnels déductibles, moyennant le respect de certaines conditions. Les cadeaux ou chèques-cadeaux peuvent, par exemple, être distribués:
- lors d'une ou plusieurs fêtes ou évènements annuels tels que la Saint Nicolas, Noël, Nouvel An, ou une autre fête ayant le même caractère social (ex. : la fête du patron de la profession concernée), ou encore un mariage et leur montant annuel total ne peut pas dépasser 35 euros par travailleur majoré de maximum 35 euros par enfant à charge du travailleur de moins de 18 ans;
- lors de la remise d'une distinction honorifique et leur montant annuel total ne peut pas dépasser 105 euros par travailleur;
- lors du départ à la retraite et leur montant maximum doit être de 35 euros par année de service, avec un minimum de 105 euros.

En outre, s'il s'agit de chèques, des conditions sont de mise et ils ne peuvent être échangés qu'auprès d'entreprises ayant passé au préalable un accord avec l'émetteur des titres; ont une durée de validité limitée (maximum 1 an); ne peuvent être remboursés en espèce au bénéficiaire. Si toutes les conditions énumérées ci-dessus ne sont pas remplies, la totalité de l'avantage sera une dépense non déductible.

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