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Comment limiter l’afflux de courriels?

Une utilisation inappropriée des courriels peut entraîner un manque à gagner allant jusqu’à 3.000 euros par an par travailleur, évalue SD Worx à l’occasion du « Vendredi sans E-mail ». Cette journée a été créée pour faire réfléchir les entreprises à l’important trafic quotidien de courriels (internes) et à la façon de le contrôler. Or, il existe plusieurs alternatives faciles qui permettent de limiter l’afflux de courriels.

Une boîte de réception surchargée fait perdre beaucoup de temps et de productivité. Au niveau des RH, des solutions numériques de plus en plus abondantes, souvent basées sur des applications cloud, offrent cependant de nombreuses possibilités de réduire la quantité de courriels.

« Le trafic de courriels constitue certes un élément important de la nouvelle façon ‘numérique’ de travailler, commente Cathy Geerts, HR Director de SD Worx. Mais souvent, les entreprises n’ont pas suffisamment conscience que les courriels peuvent être nuisibles et que leur afflux massif surcharge les travailleurs. Un département RH bien numérisé peut déjà jouer un rôle important à cet égard. Nous constatons par exemple que l’enregistrement des présences et des absences, ou un simple changement d’adresse ou de numéro de compte en banque, s’effectuent encore souvent manuellement ou par courriel dans les entreprises – alors qu’il existe des systèmes automatisés parfaitement adaptés. Des applications numériques ou la création de solutions dans le cloud peuvent également constituer des alternatives valables aux courriels pour l’introduction de demandes de remboursement de frais, le suivi des flux de travail ou encore le reporting. Et bien sûr, n’oublions pas que le contact direct avec les collègues, face à face ou par téléphone, demeure souvent le moyen le plus rapide et le plus efficace de s’organiser. »

Faites-le en équipe

Les autorités reconnaissent la nécessité croissante d’une « déconnexion numérique » et demandent que les employeurs se penchent également sur la question. Bien que le droit à la déconnexion soit difficile à entériner par des règles strictes, il est dans l’intérêt de toutes les parties prenantes de conclure des accords sur mesure pour chaque organisation au niveau des équipes. « Nous encourageons dès lors les équipes à réfléchir ensemble au sujet et à établir des accords internes qui répondent aux besoins individuels et aux nécessités opérationnelles de chaque équipe, ainsi qu’aux besoins des clients, explique-t-elle. Mettez-vous d’accord avec votre équipe et vos collègues pour prendre de bonnes habitudes en ce qui concerne les courriels, attirez le cas échéant l’attention sur leur utilisation excessive ou inutile et précisez le degré d’accessibilité auquel vous vous attendez. »

5 choses à faire et 5 choses à ne pas faire

À FAIRE

  1. Si vous avez une question urgente, plutôt que d’envoyer un courriel, ayez recours à des moyens de communication plus directs tels que le téléphone ou la messagerie instantanée (interne) – ou alors, faites un tour dans le bureau de votre collègue.
  2. Utilisez uniquement les courriels pour partager des informations importantes et détaillées (en pièce jointe ou non).
  3. Envoyez des courriels pour fournir en temps utile des informations cohérentes à un groupe de destinataires ou pour leur donner une brève mise à jour de statut.
  4. Lorsque vous envoyez un courriel, assurez-vous que l’objet du message est suffisamment précis et concis. Évitez donc les objets vagues tels que « article » ou « important ».
  5. Ne cliquez pas systématiquement sur « répondre à tous ». Si vous recevez un courriel avec différents destinataires en copie, demandez-vous d’abord si votre réponse intéressera tout le monde. Si possible, essayez de ne répondre qu’à la personne concernée, afin de ne pas « polluer » la boîte de réception des autres.

À NE PAS FAIRE

  1. Évitez d’utiliser les courriels pour donner des informations ou des instructions complexes, détaillées ou longues.
  2. Mieux vaut également ne pas envoyer par courriel de mauvaises nouvelles, des nouvelles négatives ou des nouvelles qui exigent beaucoup de doigté (émotionnel).
  3. Ne vous contentez pas de transférer des conversations par courriel à des tiers sans résumer ce qui a été discuté. Le destinataire du courriel transféré y gagnera beaucoup de temps !
  4. Si vous n’obtenez pas de réponse à un ou plusieurs courriels précédents, n’envoyez pas rappel sur rappel par le même canal.
  5. N’envoyez pas de courriels avec des questions ou des informations sur des sujets divers et variés. Privilégiez alors l’envoi de plusieurs courriels ayant chacun un objet clair et précis

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